5 étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les PME
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Etape 5
Etape 3 : Téléchargement du dossier de consultation des entreprises (DCE) et son analyse
Si la lecture de l'AAPC ne présente pas de contraintes bloquantes à ce stade l'entreprise procède au retrait du DCE. Le retrait du dossier de consultation des entreprises, qui permet de disposer des documents de la consultation, peut s'effectuer selon différents supports (papier, CD-ROM, fichier électronique) mais de plus en plus ces pièces sont téléchargeables via une adresse Internet indiquée dans l'AAPC.
Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
Le DCE comprend généralement, sachant que la liste n'est pas exhaustive, des documents tels que :
- Le règlement de la consultation.
- Le formulaire DC1 (ancien DC4) qui est la lettre de candidature et qui peut service d'habilitation du mandataire par ses cotraitants. Le formulaire dispose d'une notice explicative du DC1.
- Le formulaire DC2 (ancien DC5) qui est la déclaration du candidat individuel ou du membre du groupement. Le formulaire dispose d'une notice explicative du DC2.
- Le formulaire DC4 (ancien DC13) qui est la
déclaration de sous-traitance, il peut être utilisé
soit lors du dépôt de l'offre soit en cours d'exécution du marché.
La DAJ de Bercy a mis en ligne un nouveau formulaire DC4 de sous-traitance applicable au 1er janvier 2024 (Nécessité d'indiquer dorénavant la durée du marché public). - Parfois un DUME acheteur au format .xml
- L'acte d'engagement, qui peut être un formulaire spécifique à l'acheteur ou un formulaire type du ministère de l'économie Attri1 (ex DC3) - Acte d'engagement.
- D'autres pièces relatives aux prix comme :
- Dans les marchés à prix unitaire : le Bordereau des Prix Unitaires (BPU), le Détail Quantitatif Estimatif (DQE), le devis estimatif,
- Dans les marchés à prix forfaitaire : la Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (DPGF).
- Le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP).
- Le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP).
- Le Cahier des Clauses Particulières (CCP), ce document remplace parfois les CCAP et CCTP auquel cas il se substitue à ces derniers.
- Le contrat de maintenance éventuel, propre à certains marchés, s'il n'est pas intégré dans les cahiers des charges précités ou s'il n'est pas à fournir au titre de l'offre.
- Le cadre de réponse éventuel ou un questionnaire sous forme de trame de réponse et destinés à être complétés au titre de l'offre.
- Les plans éventuels.
- Et enfin d'autres pièces éventuelles utiles ou nécessaires à la rédaction de la candidature ou de l'offre.
L'analyse des pièces du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE)
L'analyse du DCE porte en principe d'abord sur le règlement de la consultation (RC) car ce dernier est destiné à compléter l'AAPC et peut comporter des dispositions intéressant l'entreprise candidate et qui ne figurent pas forcément dans l'AAPC.
En complément des indications précédentes relatives à l'AAPC certaines dispositions méritent l'attention de l'entreprise comme par exemple (la liste n'est pas exhaustive) :
Le marché est-il "attribué d'avance" ?
La question, si elle provoque, mérite d'être posée et de nombreuses d'entreprises se plaignent de marchés rédigés "sur-mesures" pour certains de leurs concurrents.
Cette pratique est bien entendu répréhensible mais elle existe. Il est cependant souvent possible à la lecture du dossier de consultation et en poussant plus loin les investigations de détecter une bonne proportion des marchés rédigés dans ce sens.
Il existe de nombreux indices, qui sont quand même spécifiques à chaque marché, pour détecter ces pratiques. L'un d'entre eux est, pour ne prendre qu'un exemple classique, des spécifications techniques précises qui ne peuvent aboutir qu'à un produit donné.
Généralement un faisceau d'indices permet de se faire une idée mais nécessite quand même une démarche active de la part de l'entreprise suffisamment en amont de sa réponse. Il est à noter que certains candidats expérimentés en matière de réponse aux marchés publics ne répondent aux dossiers que si certains critères qui leurs sont propres sont respectés.
Les possibilités de groupement : Attention aux groupements solidaires !
Les groupements d'entreprises sont régies par le code de la commande publique. Les contraintes sur les groupements d'opérateurs économiques peut constituer un frein à la réponse car l'acheteur a la possibilité d'imposer la forme du groupement lors de l'attribution du marché s'il le prévoit dans les documents de la consultation.
La forme du groupement solidaire est une contrainte importante pour les entreprises et toutes ne sont pas prêtes à accepter cette obligation si bien qu'une lecture attentive des documents de la consultation s'impose. Généralement, lorsque la forme du groupement est imposée, la mention figure dans le règlement de la consultation.
D'autre part l'acheteur peut imposer des contraintes complémentaires sur les réponses en groupement.
La réponse électronique est-elle imposée ?
Si l'entreprise n'est pas prête (il faut alors disposer du certificat de signature et aussi être formé à l'exercice) elle aura peu de chance de pouvoir transmettre dans les temps sa candidature et son offre sous forme dématérialisée.
Depuis le 1er janvier 2010 l'acheteur public peut imposer la réponse électronique à un marché public, et ce, quelque soit le montant du marché. Ces dispositions découlaient déjà de celles de l'article 56 du code des marchés publics (remplacé depuis) qui traite des communications et échanges d'informations par voie électronique.
La réponse électronique nécessite généralement de disposer d'un certificat de signature électronique "agréé". Le certificat peut-être fourni sur un support matériel (plus fiable) : carte à puce ou clef USB, ou fourni sous une forme logicielle.
Par conséquence, même en l'absence récurrente de réponse électronique, et afin de ne pas se laisser surprendre dans un marché particulièrement intéressant il est utile :
- de se procurer un certificat de signature électronique qui soit accepté par l'acheteur (prévoir un délai de plusieurs jours pour l'obtenir). Le prix est d'environ 270 € HT pour 3 ans mais il est variable selon les Prestataire de Services de Certification Electronique (PSCE).
- de se former à la réponse dématérialisée aux marchés publics soit ^seul soit via un organisme de formation spécialisé dans la formation à la réponse électronique aux appels d'offres publics.
Le marché est il à prix unitaires ou à prix forfaitaire ?
La forme des prix est régie par le code de la commande publique (Auparavant par l'article 17 du code des marchés publics).
Dans le cas d'un marché à prix forfaitaire le risque peut s'avérer important pour l'entreprise candidate car il s'agit de ne rien oublier pour chiffrer son offre financière, à défaut, et si les cahiers des charges sont rédigés en ce sens, l'entreprise devra fournir les travaux ou prestations manquantes à ses frais.
La forme des prix peut s'avérer bloquante dans certains marchés notamment ceux intégrant une grande part de prestations de services.
Les variantes sont elles autorisées ?
Les variantes sont régies par le code de la commande publique (Auparavant par l'article 50 du code des marchés publics). Le régime des variante est différent selon que le marché est une procédure adaptée (MAPA) ou un marché formalisé.
Les variantes permettent aux entreprises de proposer d'autres solutions qui peuvent être innovantes ou intéressantes dans le contexte de la consultation alors que l'acheteur n'y aurait pas pensé. Cependant présenter des variante représente un travail supplémentaire pour concevoir l'offre. En contrepartie la tâche de l'acheteur se complique lors de l'analyse des offres et c'est une des raisons pour lesquelles de nombreux marché interdisent les variantes.