Copie de sauvegarde des candidatures et des offres électroniques
Qu'est-ce qu'une copie de sauvegarde ?
La copie de sauvegarde permet à une entreprise de transmettre une copie de sa candidature ou de son offre en complément du dépôt électronique. Elle peut remplacer le pli électronique lorsque celui-ci rencontre certaines difficultés techniques prévues par la réglementation.
Cette précaution permet notamment de faire face à un fichier impossible à ouvrir, à une transmission incomplète ou à un incident empêchant la réception de l'offre dans les délais.
La copie doit parvenir à l'acheteur avant la date et l'heure limites de remise des candidatures ou des offres (article R2132-11 du Code de la commande publique).
Comment transmettre une copie de sauvegarde ?
Depuis le 23 avril 2023, trois modes de transmission sont possibles :
- Sur papier, dans un pli portant la mention « copie de sauvegarde ».
- Sur support physique électronique, notamment une clé USB, également placée dans un pli portant cette mention.
- Par voie électronique, lorsque l'acheteur l'autorise expressément dans les documents de la consultation. La transmission doit utiliser un dispositif conforme aux exigences réglementaires de sécurité.
Les modalités d'envoi et de réception sont à vérifier dans le règlement de la consultation (RC). Pour un envoi physique, l'entreprise doit notamment tenir compte des délais postaux ou de livraison. La date d'expédition ne suffit pas.
Les règles de signature applicables à la copie doivent être cohérentes avec les exigences de signature de la candidature ou de l'offre prévues dans les documents de la consultation.
Dans quels cas l'acheteur peut-il ouvrir la copie de sauvegarde ?
L'article 2 de l'arrêté du 22 mars 2019 prévoit les situations suivantes :
- Un programme informatique malveillant est détecté dans la candidature ou l'offre électronique. La trace de cette malveillance doit être conservée.
- La candidature ou l'offre électronique a été reçue de manière incomplète.
- La candidature ou l'offre électronique est parvenue hors délai.
- Le fichier électronique reçu ne peut pas être ouvert.
Dans les trois derniers cas, la transmission du pli électronique doit avoir commencé avant la clôture de la consultation. La copie de sauvegarde doit elle-même être parvenue dans les délais.
Une copie de sauvegarde transmise dans les délais ne permet donc pas de déposer une offre électronique après la clôture sans respecter cette condition.
Que devient la copie de sauvegarde ?
Lorsque les conditions réglementaires d'ouverture sont réunies, l'acheteur ouvre la copie et la conserve selon les règles d'archivage applicables aux documents du marché.
Si un programme informatique malveillant est détecté dans la copie de sauvegarde, celle-ci est écartée.
Lorsque la copie n'est pas ouverte, ou lorsqu'elle est écartée en raison d'un programme malveillant, elle est détruite (article 3 de l'arrêté du 22 mars 2019).
Quels incidents techniques peuvent perturber le dépôt d'une offre ?
La transmission électronique peut être affectée par différents problèmes :
- Une connexion Internet lente ou interrompue.
- Une panne ou un dysfonctionnement du profil d'acheteur.
- Un problème technique sur l'ordinateur utilisé pour répondre.
- Une incompatibilité avec les prérequis techniques de la plateforme.
- Un fichier trop volumineux ou impossible à ouvrir.
Ces incidents peuvent empêcher la réception du pli dans les délais. L'entreprise a donc intérêt à effectuer des tests de dépôt et à préparer sa copie de sauvegarde suffisamment tôt.
Les précautions à prendre avant le dépôt
- Vérifier les modalités de transmission autorisées par l'acheteur.
- Préparer une copie conforme aux documents électroniques destinés au dépôt.
- Vérifier les éventuelles exigences de signature et les formats de fichiers.
- Faire parvenir la copie de sauvegarde avant l'heure limite.
- Commencer suffisamment tôt la transmission électronique de l'offre.
- Conserver les justificatifs de dépôt, de transmission et de réception disponibles.
Exemple : une entreprise commence à transmettre son offre électronique avant 12 heures, heure limite de dépôt, mais la transmission se termine après cette échéance. Si une copie de sauvegarde est parvenue à l'acheteur avant 12 heures, elle peut être ouverte dans les conditions prévues par l'arrêté.
Arrêté du 22 mars 2019 relatif à la copie de sauvegarde
NOR ECOM1831545A - JORF du 31 mars 2019 - Annexe 6 du Code de la commande publique
L'arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde est entré en vigueur le 1er avril 2019. Il a remplacé l'arrêté du 27 juillet 2018.
Son article 1 prévoit un accès gratuit, complet, direct et sans restriction aux documents de la consultation. Lorsque certains documents sont trop volumineux pour être téléchargés sur le profil d'acheteur, d'autres moyens électroniques gratuits sont prévus selon les conditions réglementaires. Les entreprises peuvent communiquer leurs coordonnées pour recevoir les informations relatives aux modifications et précisions apportées au dossier de consultation des entreprises (DCE).
Son article 2 fixe les modalités de transmission de la copie de sauvegarde et les conditions de son ouverture. Il a été modifié par l'arrêté du 14 avril 2023, applicable aux procédures concernées engagées à compter du 23 avril 2023, pour autoriser la copie de sauvegarde dématérialisée lorsque l'acheteur le prévoit.
Son article 3 précise les règles de conservation et de destruction des copies de sauvegarde. Son article 4 prévoit des adaptations territoriales, notamment pour certains marchés publics conclus outre-mer. La possibilité de transmettre une copie de sauvegarde par voie électronique n'est pas applicable à certains de ces marchés, dans les conditions fixées par cet article.
Les articles 5 à 7 précisent son rattachement à l'annexe 6 du Code de la commande publique, l'abrogation de l'arrêté antérieur et les conditions d'entrée en vigueur du texte de 2019.
Ces dispositions s'appliquent aux marchés publics, y compris aux marchés de partenariat et aux marchés de défense ou de sécurité, ainsi qu'aux contrats de concession, dans les conditions prévues par les textes.
Textes applicables
Article R2132-11 du Code de la commande publique. Possibilité de transmettre une copie de sauvegarde et obligation de réception dans les délais.
Article 2 de l'arrêté du 22 mars 2019, version consolidée. Modalités de transmission et conditions d'ouverture.
Article 4 de l'arrêté du 22 mars 2019. Adaptations territoriales.
Article R2332-14 du Code de la commande publique. Application aux marchés de défense ou de sécurité.
Article R3122-17 du Code de la commande publique. Copie de sauvegarde dans les contrats de concession.
MAJ 20/10/2026 - Sources : Code de la commande publique et arrêtés du 22 mars 2019 et du 14 avril 2023, versions consolidées sur Légifrance.