Copie de sauvegarde et réponse électronique aux appels d'offres

La copie de sauvegarde : une sécurité utilisable par les entreprises qui répondent en électronique

Définition de la copie de sauvegarde

La copie de sauvegarde est une copie des dossiers électroniques des candidatures et offres, destinée à se substituer, en cas d’anomalies et sous condition, aux dossiers des candidatures et des offres transmis par voie électronique.

La copie de sauvegarde est transmise à l'acheteur sur un support physique électronique (clé USB, CDROM, ...) ou papier. Il s'agit d'un double qui peut ou non faire l'objet d'une signature selon les dispositions du RC intégré au DCE.

Une transmission à l’acheteur, sur support papier ou sur support physique électronique

Le code de la commande publique prévoit que les candidats et soumissionnaires qui transmettent leurs documents par voie électronique peuvent adresser à l’acheteur, sur support papier ou sur support physique électronique, une copie de sauvegarde de ces documents établie selon des modalités fixées par un arrêté.

Cet arrêté "fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde" définit les conditions d'ouverture de la copie de sauvegarde pour les marchés publics (marchés, marchés de partenariat, marchés de défense ou de sécurité) et les contrats de concession.

Les règles sont parfois rappelées dans le règlement de la consultation du marché public.

Les risques d'aléas techniques avec la dématérialisation des réponses aux appels d'offres

Votre entreprise soumissionnaire n'est pas à l'abri d'incidents techniques lors de la transmission par voie électronique de son offre.

Les sources de problèmes techniques sont multiples et même des entreprises chevronnées et habituées à l'exercice, ou mêmes spécialisées comme les sociétés d'informatique, ont déjà vu leurs plis rejetés quand l'offre est parvenue hors délai ou parfois non parvenue.

Les risques d'aléas techniques avec la dématérialisation des réponses aux appels d'offres

Les sources de risques d'aléas techniques sont divers :

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Arrêté du 22 mars 2019 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde - NOR: ECOM1831545A (Annexe 6 du code de la commande publique) [extrait]

JORF n°0077 du 31 mars 2019 - texte n° 15

Publics concernés : les acheteurs, les autorités concédantes, et les opérateurs économiques soumis au code de la commande publique.

Objet : le présent arrêté fixe les modalités de mise à disposition des documents de la consultation relatifs aux marchés publics et aux contrats de concession et les conditions d'ouverture de la copie de sauvegarde de ces contrats.

Entrée en vigueur : 1er avril 2019.

Notice : le présent arrêté abroge et remplace l'arrêté du 27 juillet 2018 et précise les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et les conditions d'ouverture de la copie de sauvegarde dans les procédures de passation des marchés publics. Les dispositions relatives aux documents de la consultation sont applicables aux marchés et marchés de partenariat. Les dispositions relatives à la copie de sauvegarde sont applicables aux marchés, marchés de partenariat, marchés de défense ou de sécurité, et concessions.

Le ministre de l’économie et des finances et la ministre des outre-mer,

Vu le code de la commande publique, notamment les articles R. 2132-2, R. 2132-11, R. 2332-14 et R. 3122-17,

Arrêtent :

Article 1

L’accès aux documents de la consultation est gratuit, complet, direct et sans restriction.

Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur indique dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement.

Les opérateurs économiques peuvent indiquer à l’acheteur le nom de la personne physique chargée du téléchargement et une adresse électronique, afin que puissent lui être communiquées les modifications et les précisions apportées aux documents de la consultation.

Article 2

I. - Le candidat ou le soumissionnaire peut faire parvenir une copie de sauvegarde dans les délais impartis pour la remise des candidatures ou des offres.

La copie de sauvegarde transmise à l’acheteur ou l’autorité concédante sur support papier ou sur support physique électronique doit être placée dans un pli comportant la mention « copie de sauvegarde ».

II. - La copie de sauvegarde est ouverte dans les cas suivants :

1° Lorsqu’un programme informatique malveillant est détecté dans les candidatures ou les offres transmises par voie électronique. La trace de cette malveillance est conservée ;

2° Lorsqu’une candidature ou une offre électronique est reçue de façon incomplète, hors délais ou n’a pu être ouverte, sous réserve que la transmission de la candidature ou de l’offre électronique ait commencé avant la clôture de la remise des candidatures ou des offres.

III. - Lorsqu’un programme informatique malveillant est détecté dans la copie de sauvegarde, celle-ci est écartée par l’acheteur ou l’autorité concédante.

Article 3

Lorsque la copie de sauvegarde est ouverte, elle est conservée conformément aux articles R. 2184-12, R. 2184-13, et R. 2384-5 du code de la commande publique.

Lorsque la copie de sauvegarde n’est pas ouverte ou a été écartée pour le motif prévu au III de l’article 2 du présent arrêté, elle est détruite.

Article 4

I. - Le présent arrêté est applicable aux marchés publics et aux contrats de concession conclus par l’Etat ou ses établissements publics dans les îles Wallis et Futuna, en Polynésie française, en Nouvelle Calédonie et dans les Terres australes et antarctiques françaises sous réserve de l’adaptation suivante :

Le deuxième alinéa de l’article 1er est ainsi rédigé « Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur peut indiquer dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement. »

II. - Pour son application à Saint-Barthélemy et à Saint-Pierre-et-Miquelon, le deuxième alinéa de l’article 1er est ainsi rédigé « Lorsque certains documents de la consultation sont trop volumineux pour être téléchargés depuis le profil d’acheteur, l’acheteur peut indiquer dans l’avis d’appel à la concurrence ou dans l’invitation à confirmer l’intérêt, les moyens électroniques par lesquels ces documents peuvent être obtenus gratuitement. »

Article 5

Le présent arrêté constitue l’annexe 6 du code de la commande publique.

Article 6

L’arrêté du 27 juillet 2018 fixant les modalités de mise à disposition des documents de la consultation et de la copie de sauvegarde est abrogé.

Article 7

Le présent arrêté entre en vigueur le 1er avril 2019.

Il s’applique aux marchés publics pour lesquels une consultation est engagée ou un avis d’appel à la concurrence est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Il s’applique aux contrats de concession pour lesquels une consultation est engagée ou un avis de concession est envoyé à la publication à compter de sa date d’entrée en vigueur.

[...]

MAJ 02/04/19 - Source legifrance