Comment répondre à un appel d'offres de marché public pour les PME

5 étapes pour répondre à un appel d'offres public quand on est une PME

constitution d'un dossier de réponse type

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Répondre à un marché public demande de l'organisation, de la méthode et une lecture attentive des documents transmis par l'acheteur. Pour une PME, un artisan ou une entreprise qui débute dans la commande publique, les premières réponses peuvent sembler assez lourdes.

L'important, c'est de procéder dans le bon ordre.

Une offre préparée trop rapidement peut être fragilisée par un document manquant, une exigence mal comprise, un prix incohérent ou un dépôt effectué après la date limite.

Ce guide vous permet d'identifier les principales étapes d'une réponse à un appel d'offres public et de préparer en amont les documents que vous pourrez réutiliser en les adaptant à chaque consultation.

Quelles sont les étapes pour répondre à un marché public ?

Une réponse peut être organisée autour des étapes suivantes.

La préparation en amont constitue ici une étape 0. Elle peut vous faire gagner du temps lorsque vous trouvez une consultation intéressante.

Pourquoi suivre une méthode précise ?

Les habitudes prises dans les marchés privés ne sont pas toujours adaptées aux marchés publics.

Dans la commande publique, l'acheteur fixe des règles dans les documents de la consultation. Vous devez donc vous appuyer sur ces documents pour construire votre réponse.

Attention. Une information que vous considérez comme secondaire peut avoir des conséquences importantes si elle correspond à une exigence prévue dans le règlement de la consultation ou dans un autre document du DCE.

Concrètement, avant de rédiger votre offre, identifiez les documents à fournir, leur format, les critères utilisés pour analyser les offres et la date limite de remise.

Etape 0. Préparez votre bibliothèque de réponse (facultatif)

Avant même de rechercher activement des marchés publics, vous pouvez préparer une partie de votre futur dossier.

L'objectif est de constituer une bibliothèque interne contenant les informations et documents fréquemment demandés. Vous pourrez ensuite les reprendre et les mettre à jour pour chaque consultation.

Cette organisation évite de repartir de zéro à chaque réponse.

A retenir. Votre bibliothèque sert de base de travail. Elle ne doit pas devenir un dossier standard envoyé presque à l'identique à plusieurs acheteurs.

Chaque consultation comporte ses propres exigences. Votre candidature et surtout votre offre doivent donc être adaptées au marché concerné.

Quels documents pouvez-vous préparer à l'avance ?

Plusieurs éléments peuvent être préparés ou préremplis. Ils devront ensuite être vérifiés et actualisés avant chaque dépôt.

Préparez votre formulaire DC1

Le formulaire DC1 est la lettre de candidature. Il peut également servir à désigner le mandataire lorsque plusieurs entreprises répondent ensemble dans le cadre d'un groupement.

Vous pouvez préparer à l'avance les informations permanentes concernant votre entreprise.

Pensez néanmoins à contrôler le formulaire pour chaque consultation, notamment lorsque vous répondez en groupement.

Le DUME, ou Document unique de marché européen, peut également être utilisé pour présenter la candidature.

Conseil pratique. Conservez une version de travail de vos informations administratives et indiquez clairement la date de leur dernière mise à jour. Vous limiterez ainsi le risque de reprendre une information ancienne.

Préparez les informations utiles au DC2

Le formulaire DC2 correspond à la déclaration du candidat individuel ou du membre d'un groupement.

Il permet notamment de présenter des informations relatives aux capacités de votre entreprise.

Selon les demandes de l'acheteur, des justificatifs peuvent être nécessaires pour démontrer vos capacités économiques et financières ainsi que vos capacités techniques et professionnelles.

Ces pièces sont précisées dans les documents de la consultation, par exemple dans l'avis d'appel public à la concurrence, le règlement de la consultation ou la lettre de consultation.

Le pouvoir adjudicateur ou l'entité adjudicatrice, c'est-à-dire l'acheteur public selon le cas, indique les documents attendus.

Vérifiez bien. Votre dossier type ne permet pas de savoir à l'avance quels justificatifs seront demandés dans une consultation donnée. Relisez toujours la liste des pièces à fournir.

Le DUME peut également être utilisé pour présenter la candidature.

Constituez un dossier de preuves facilement mobilisables

En pratique, vous pouvez classer dans votre bibliothèque différents éléments susceptibles d'être demandés ou utiles à votre réponse.

La liste exacte à remettre dépend toujours de la consultation.

Attention. Ne transmettez pas automatiquement toute votre bibliothèque. Fournissez les pièces demandées et les éléments réellement utiles dans le cadre prévu par les documents de la consultation.

Préparez une base de mémoire technique adaptée à chaque marché (facultatif)

Le mémoire technique est fréquemment demandé dans les marchés publics. Il permet à l'acheteur d'évaluer la manière dont votre entreprise prévoit d'exécuter le marché et participe à l'appréciation de la valeur technique de l'offre.

Selon les consultations, ce document peut porter d'autres noms comme mémoire justificatif, mémoire explicatif, note explicative ou note méthodologique.

Certains DCE comprennent également un cadre de mémoire technique que vous devez compléter.

Pouvez-vous préparer votre mémoire technique à l'avance ?

Oui, à condition de préparer des éléments de contenu que vous adapterez ensuite au marché concerné.

Vous pouvez par exemple conserver des informations à jour concernant votre organisation, vos moyens matériels, vos procédures internes, vos méthodes de contrôle, votre gestion des délais ou les mesures environnementales réellement appliquées dans votre entreprise.

Vous sélectionnerez ensuite les éléments qui répondent aux demandes de la consultation.

Attention. Un mémoire technique réutilisé avec très peu de modifications risque de répondre imparfaitement aux attentes de l'acheteur.
Le plus délicat c'est la plan détaillé du mémoire technique qui est spécifique à chaque dossier.
C'est la partie la plus difficile car le contenu purement technique vous le maitrisez..

L'important, c'est de repartir des critères d'attribution et des demandes figurant dans le DCE.

Construisez votre mémoire à partir du DCE

Commencez par repérer précisément ce que l'acheteur vous demande.

Par exemple, s'il souhaite connaître votre organisation pour respecter les délais, expliquez votre méthode concrète. Présentez les personnes mobilisées, les étapes de contrôle, les moyens utilisés et la manière dont vous gérez un éventuel retard.

Evitez les descriptions générales qui pourraient convenir à n'importe quel marché.

Conseil pratique. Reprenez autant que possible l'ordre des questions ou des rubriques prévues par l'acheteur. La lecture de votre mémoire sera plus facile et vous réduirez le risque d'oublier un point.

Si le règlement de la consultation impose une trame ou si un cadre de réponse est fourni, respectez-le.

Partez des exigences de l'acheteur pour rédiger votre offre

Les modèles de mémoire technique ou les exemples trouvés sur Internet peuvent vous aider à comprendre la présentation générale d'un document. Ils ne permettent pas de déterminer ce que l'acheteur attend dans votre consultation.

Votre point de départ doit rester le DCE.

Concrètement, relevez les demandes de l'acheteur puis construisez votre réponse point par point.

Par exemple, un marché de nettoyage dans lequel le critère technique prend en compte l'organisation des remplacements en cas d'absence. Présenter longuement l'histoire de votre entreprise répond peu à cette demande. Expliquez plutôt votre procédure de remplacement, vos délais de mobilisation et les personnes responsables.

Le même principe s'applique aux entreprises du BTP, aux prestataires de services, aux fournisseurs et aux entreprises de maintenance.

Organisez votre dossier type comme une boîte à outils

Une bibliothèque de réponse bien organisée peut vous faire gagner du temps lorsqu'elle reste à jour.

Vous pouvez notamment y ranger vos informations administratives récurrentes, vos références, vos présentations de moyens, vos procédures et les éléments techniques que vous pourrez adapter à une nouvelle consultation.

Pensez à ajouter une date de mise à jour aux documents importants.

Bon à savoir. Une bibliothèque claire vous permet de consacrer davantage de temps à la compréhension du besoin de l'acheteur et à la rédaction d'une réponse adaptée.

Que vérifier avant de réutiliser un document ?

Avant chaque réponse, vérifiez que le document correspond bien à la consultation en cours, que ses informations sont exactes et que sa présentation respecte les demandes de l'acheteur.

Pensez également à supprimer les références à un précédent marché. Le nom d'un autre acheteur, un mauvais numéro de consultation ou un paragraphe concernant une prestation différente peuvent fragiliser la crédibilité de votre dossier.

Attention. Une erreur de copier-coller peut aussi créer une incohérence entre votre mémoire technique, vos prix et les autres pièces de l'offre.

Que faire après avoir préparé votre dossier type ?

Votre bibliothèque est prête. Vous pouvez maintenant rechercher des opportunités correspondant réellement à votre activité.

L'étape suivante consiste à trouver des appels d'offres adaptés à vos compétences, à votre zone d'intervention et aux capacités de votre entreprise.

Vous devrez ensuite analyser l'avis de marché, télécharger le DCE, étudier les exigences de l'acheteur, préparer votre candidature et votre offre puis transmettre votre pli avant la date limite.

Dans tous les cas, gardez une règle de travail claire. Chaque marché doit faire l'objet d'une lecture spécifique et d'une réponse adaptée.

Une bonne préparation vous fait gagner du temps. La qualité de votre dossier dépend ensuite de votre capacité à comprendre précisément la demande de l'acheteur et à y répondre de manière concrète.