Réponse électronique obligatoire au 1er octobre 2018
Dans le cadre de la réponse aux marchés publics, à compter du 1er octobre 2018 tous les échanges seront obligatoirement dématérialisés. Des exceptions marginales sont prévues. Une offre dématérialisée contient les mêmes documents qu'une 'offre papier mais sous forme de de fichiers informatiques (.doc, .pdf, .xls, ...).
Signature électronique
L'entreprise doit acquérir une signature électronique via un certificat électronique qui garantit notamment l'identité du signataire et utiliser un logiciel de signature qui permet d'apposer la signature sur les documents à signer. Ce logiciel est généralement mis à disposition par la plateforme.
Procédure de passation du marché public et dématérialisation
Cette règle s'applique pour les marchés publics dès un montant estimé de 40.000 € HT. Cela concerne toute la passation du marché public qui doit être dématérialisée à savoir :
- le téléchargement des documents de la consultation ;
- la réception des plis (candidatures et offres) ;
- les différents échanges avec les entreprises candidates comme les questions posées avant de répondre et les réponses apportées par les acheteurs ;
- les documents post-choix des offres comme la lettre de rejet, ...
Même avant le 1er octobre 2018 l’acheteur pouvait imposer la dématérialisation donc la réponse électronique à la consultation.
Utilisation du profil d'acheteur
L'utilisation du profil d'acheteur pour le téléchargement des pièces des documents de la consultation est rendu obligatoire.
Les autres échanges doivent être de préférence réalisés via le profil d’acheteur, ce dernier permet de respecter les obligations de confidentialité et de sécurité des transactions ainsi que la traçabilité et l'horodatage des échanges.
Téléchargement des documents de la consultation (DCE)
Couramment dénommés par le sigle DCE, les documents de la consultation peuvent être téléchargés via le profil d’acheteur dès la date de la publication de l’avis de publicité.
Les entreprises candidates peuvent régler des alertes sur les supports de publicité et les profils d’acheteur comme le BOAMP qui offre des alertes gratuites.
Gestion des questions des entreprises et réponses des acheteurs
Les entreprises candidates aux marchés publics peuvent poser des questions à l’acheteur de plusieurs manières :
- soit par l'intermédiaire du profil d’acheteur ;
- soit via une adresse de courrier électronique indiquée dans le règlement de la consultation.
Pour des raisons de traçabilité il est préférable d'utiliser la messagerie du profil d’acheteur qui répercutera généralement les questions posées par les entreprises et les réponses apportées par les acheteurs.
Pour accéder aux réponses l'entreprise doit s'être au préalable identifiée (généralement lors du téléchargement des documents de la consultation).
MAJ 12/07/18