Mémoire technique dans les marchés publics : BTP, gardiennage, nettoyage, ...

Mémoire technique dans les appels d'offres publics et privés

Mémoire technique dans les marchés publics : BTP, gardiennage, nettoyage

Le mémoire technique est un document obligatoire et personnalisé que les soumissionnaires doivent fournir dans le cadre d'un marché public, permettant à l'acheteur de comparer et d'évaluer la valeur technique des offres proposées.

Reflétant l'image de votre entreprise, il doit obligatoirement être adapté spécifiquement à chaque marché ce qui, par définition, exclu l'utilisation de modèles qui sont nécessairement génériques.

Pratiques à éviter :
1/ Les « exemples » de mémoire technique. Ils sont généraux, imprécis et évidemment non spécifiques. Echec assuré. Ces exemples sont essentiellement utilisés par les petites entreprises débutantes.
2/ Le mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC. Verdict : Offre irrégulière.
3/ Mémoire technique non signé ni tamponné alors qu'exigé au RC. Sanction : Offre irrégulière

Le mémoire technique, également appelé note méthodologique, mémoire explicatif ou mémoire justificatif, est une pièce importante à joindre par l'entreprise lors de la réponse à un dossier d'appel d'offres dans le cadre des marchés publics.

Des exigences du CCTP à la notation finale, le mémoire technique est au cœur de la réponse aux appels d'offres.

L'objectif dans cet article est de fournir des éléments pour le rédiger en évitant les erreurs classiques.

ATTENTION aux erreurs classiques
La méthode du "modèle" ou de l'exemple à adapter ne fonctionne évidemment pas.
Interrogez les acheteurs à ce sujet vous aurez un avis objectif de personnes compétentes.

D'ailleurs la jurisprudence a sanctionné la fourniture par une entreprise d'un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772) .
Les entreprises risquent donc le rejet de leur offre pour irrégularité en fournissant un mémoire générique fondé sur un document-type.

Cet article vise à mettre en évidence l'essence même du mémoire technique et son impact sur la sélection des offres.

Définition et rôle du mémoire technique dans la réponse aux marchés publics

Après avoir défini l'intérêt du document, rappelons la vision des acheteurs et soulignons le point délicat de l'explication de la méthodologie exigée par l'acheteur pour la réponse.

Définition et intérêt du document

Dans les réponses aux marchés publics, le mémoire technique est un document qui décrit notamment les moyens humains et matériels affectés à l’exécution du marché, les modalités d’exécution proposées par l’entreprise et les dispositions pour garantir la qualité des prestations à réaliser et le respect des délais d’exécution.

Y figurent généralement les dispositions environnementales et éventuellement sociétales.

Sur un plan terminologique on trouve cependant d'autres expressions dans les règlements de consultation comme "mémoire explicatif", "mémoire justificatif", "note méthodologique", "offre technique", cadre de réponse technique (CRT) à compléter, ...

Rôle déterminant dans l'analyse des offres et la notation

Via la valeur technique, cette pièce est une composante essentielle des critères d'évaluation des offres des entreprises par le pouvoir adjudicateur.

Ce document va donc influer sur la notation des offres techniques (Voir plus loin "Analyse des offres").

Il contribue ainsi de manière substantielle au choix de l'offre économiquement la plus avantageuse.

Différence avec les documents financiers de la proposition

Faisant partie de l'offre technique il peut être associé à d'autres pièces comme les fiches techniques, ...

Il est cependant à différencier de l'offre financière qui peut comprendre des pièces comme l'acte d'engagement, le BPU, le DQE et/ou la DPGF.

Rappel de la vision des acheteurs publics et erreurs à éviter

Au risque d'enfoncer des portes ouvertes il est utile de rappeler la vision des acheteurs publics.

Si vous répondez aux appels d'offres, Vous vous en êtes aperçu, Sachez que les acheteurs publics (que vous devez convaincre pour remporter le marché) en ont assez des "exemples de mémoires techniques" plus ou moins adaptés par les entreprises.

Ils vous sanctionneront via la note technique dont vous prendrez connaissance dans la lettre de rejet.

L'erreur classique des documents standards

Une erreur commune et très fréquente des entreprises débutantes consiste à privilégier des mémoires techniques standards, souvent acquis en ligne, avec l'illusion qu'ils couvrent les attentes de l'acheteur.

La pratique est effectivement très tentante pour les débutants car elle permet d'économiser du temps de rédaction, mais le résultat est naturellement désastreux.

Par conséquent, cette méthode est à éviter.

On ne vous demande pas le mémoire "de votre entreprise"

Evitez de fournir le mémoire technique "de votre entreprise" ce n'est pas du tout ce qui est demandé.

Ce qu'il vous faut produire c'est le document qui est spécifiquement adapté au marché auquel vous répondez, et surtout respectant les exigences de l'acheteur.

Lorsque vous répondez à un appel d'offres, il est nescessaire de comprendre que l'acheteur ne cherche pas à connaître les compétences générales de votre entreprise, mais plutôt à savoir comment vous allez répondre à ses besoins spécifiques décrits dans le dossier.
Par conséquent, le mémoire technique que vous soumettez doit être adapté au marché en question et répondre aux exigences de l'acheteur.
Fournir un mémoire technique "de votre entreprise" qui décrit simplement les compétences et les réalisations de votre entreprise sans tenir compte des exigences spécifiques du marché peut être préjudiciable à votre offre. En effet, cela démontre que vous n'avez pas compris les besoins de l'acheteur ou que vous n'êtes pas en mesure de fournir une solution adaptée.
Il est donc important de prendre le temps de comprendre les exigences du marché et de rédiger un document en conséquence.

Evitez les banalités non exigées par l'acheteur que vous trouverez dans les "modèles"

Il ne s'agit pas d'étaler l'histoire de votre entreprise ni de joindre une présentation de l'entreprise qui paraphrase ce qui figure dans la candidature et les capacités qui y sont demandées.
Si jamais l'acheteur utilise ces derniers éléments pour l'évaluation de votre offre il prendra alors des risques.

Respectez les directives du règlement de la consultation sous peine d'irrégularité

En particulier, respectez le nombre maximal de pages s'il est limité par le règlement de la consultation.

On peut parfois vous imposer la taille de la police de caractères pour éviter les contournements.

Ou encore imposer la signature de certains documents comme un cadre de réponse technique.

Utilisez le langage du client

Parlez le langage du client et non pas dans des termes trop techniques qu'il aura du mal à comprendre.

Vous ne savez pas qui va analyser les offres, donc prudence. Evitez de le contrarier !

Et surtout, le plus important ... rédigez un plan détaillé répondant aux besoins du dossier

Intégrez un plan détaillé respectant les exigences de l'acheteur.

Car, sachez que pour un acheteur avisé, il suffit de quelques secondes, à la lecture de votre plan, pour savoir :

Informations ou devis (formation ou assistance)

Cadre juridique

Critères d'attribution des offres selon l'article R2152-7 du code de la commande publique

Cette article fournit une liste de critères de choix des offres sachant qu'il précise bien que "D'autres critères peuvent être pris en compte s'ils sont justifiés par l'objet du marché ou ses conditions d'exécution".

Article R2152-7 du code de la commande publique

Version en vigueur au 10 janvier 2024
Création Décret n°2018-1075 du 3 décembre 2018 - art.

Pour attribuer le marché au soumissionnaire ou, le cas échéant, aux soumissionnaires qui ont présenté l'offre économiquement la plus avantageuse, l'acheteur se fonde :

1° Soit sur un critère unique qui peut être :

a) Le prix, à condition que le marché ait pour seul objet l'achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité est insusceptible de variation d'un opérateur économique à l'autre ;

b) Le coût, déterminé selon une approche globale qui peut être fondée sur le coût du cycle de vie défini à l'article R. 2152-9 ;

2° Soit sur une pluralité de critères non-discriminatoires et liés à l'objet du marché ou à ses conditions d'exécution, parmi lesquels figure le critère du prix ou du coût et un ou plusieurs autres critères comprenant des aspects qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il peut s'agir des critères suivants :

a) La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l'accessibilité, l'apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l'environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, d'insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal ;

b) Les délais d'exécution, les conditions de livraison, le service après-vente et l'assistance technique, la sécurité des approvisionnements, l'interopérabilité et les caractéristiques opérationnelles ;

c) L'organisation, les qualifications et l'expérience du personnel assigné à l'exécution du marché lorsque la qualité du personnel assigné peut avoir une influence significative sur le niveau d'exécution du marché.

D'autres critères peuvent être pris en compte s'ils sont justifiés par l'objet du marché ou ses conditions d'exécution.

Les critères d'attribution retenus doivent pouvoir être appliqués tant aux variantes qu'aux offres de base.

Jurisprudence relative aux mémoires justificatifs

Mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique

La jurisprudence a sanctionné la fourniture par une entreprise d'un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique (TA Paris, 5 janvier 2024, n° 2328772) .

L'expérience d'une entreprise ne suffit pas à établir que son offre répond aux besoins du marché.
L'acheteur n'altère pas les termes des offres d'une société, à laquelle elle ne reproche que d'avoir fourni un mémoire technique trop général et donc insuffisamment précis et spécifique au regard des besoins du marché.
Offre irrégulière en raison d'une note technique inférieure à une note éliminatoire. Pour la mise en œuvre de chacun des critères de sélection des offres, acheteur ayant défini une méthode de notation par paliers combinée à la fixation d'une note éliminatoire. Méthode de notation ne méconnaissant pas les principes fondamentaux d'égalité de traitement des candidats.

Une "notice technique" ne doit pas être stéréotypée

Un rappel à l’ordre a été effectué sur ce point dans une décision du Conseil d’Etat (Conseil d’Etat, 8 février 2010, n° 314075, Commune de la Rochelle) ) concernant la Commune de La Rochelle.

Dans cette affaire, l’offre d’une société dotée d’une meilleure valeur technique a été illégalement écartée au profit d’un concurrent ayant présenté une proposition stéréotypée.

La haute juridiction a enjoint la collectivité à verser 150 000€ d’indemnisation à la société victime de cette erreur manifeste d’appréciation.

Considérant qu'il résulte de l'instruction que la société Atelier Blu a produit une "notice technique" qui, se bornant à dresser une liste générale de ses moyens immobiliers, en matériel, en véhicules et en personnel, n'exposait pas comment ces moyens techniques et humains seraient mis en oeuvre pour réaliser les éléments modulaires d'exposition, en vue de la restructuration du muséum d'histoire naturelle de la Rochelle;

qu'en revanche, la société Goppion a produit une "notice technique" qui, contrairement à ce que soutient la COMMUNE DE LA ROCHELLE, si elle contenait des indications valables pour toutes les vitrines d'exposition en général, n'était pas stéréotypée, dès lors qu'elle comportait des dispositions précises concernant l'opération projetée par la COMMUNE DE LA ROCHELLE, et décrivait de manière détaillée les moyens techniques et humains et les matériaux devant être utilisés sur ce chantier, ainsi que les lignes directrices des propositions pour la conservation des objets dans ces vitrines ;

qu'il résulte également des conclusions du rapport sur l'analyse des offres à laquelle a procédé le 12 mai 2003, en sa qualité de maître d'oeuvre, le gérant de la SARL d'architecture Abaque qui avait reçu de la commune mission de l'assister dans l'analyse des offres des sociétés candidates à l'attribution des lots du marché, que la notice technique présentée par la société Atelier Blu ne démontre pas qu'elle est apte à prendre en charge une réalisation de type muséographique telle que celle du muséum d'histoire naturelle de La Rochelle, alors que l'offre de la société Goppion répond aux prescriptions du marché et présente le maximum de garanties techniques ;

qu'ainsi, il résulte de l'instruction que la commission d'appel d'offres, qui était tenue d'apprécier la valeur technique des offres au regard d'une notice faisant état des moyens humains et techniques mis en oeuvre pour mener à bien l'opération et de tenir compte notamment de la qualité des matériaux et de la réalisation en vue de la bonne conservation des objets, a commis une erreur manifeste d'appréciation en estimant que la valeur technique des deux offres était équivalente ;

N'oublions pas que la notation du document pèse lourd dans la note finale.

Mémoire technique ne comprenant pas la description détaillée exigée au RC = Offre irrégulière

L'offre d'une société, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, est irrégulière.

L'article 11.2 du règlement de consultation du marché imposait que le candidat produise un mémoire technique " comprenant la description détaillée du bateau proposé (puissance, équipement à bord, longueur, largeur, capacité de couchage, description du laboratoire à bord, description de l'équipage et de ses compétences) ". Or, il résulte de l'instruction que le mémoire technique produit par la société Coeur d'Estuaire ne comporte aucune description du laboratoire, de l'équipage et de ses compétences. La mention dans ce mémoire que " Tout le matériel détaillé dans le cahier des charges est bien évidemment sur le bateau ainsi que le personnel demandé et tous les instruments et matériels de sécurité " ne suffisait pas au pouvoir adjudicateur pour se prononcer sur l'intégralité des caractéristiques et fonctionnalités requises par le cahier des clauses particulières, alors notamment que le laboratoire était nécessaire à la réalisation des prélèvements. Dans ces conditions, l'offre de la société Coeur d'Estuaire, ne respectant pas les exigences formulées dans les documents de la consultation, était irrégulière au sens des dispositions précitées du code des marchés publics (CAA de BORDEAUX, 24/05/2018, 16BX01333).

Mémoire technique non signé ni tamponné alors qu'exigé au RC = Offre irrégulière

Un mémoire technique non signé ni tamponné et non conforme aux conditions exigées par le règlement de consultation et irrégularité de l’offre.

En effet, l'acheteur peut toujours exiger la signature d'un document de l'offre dans le règlement de la consultation. La méconnaissance de cette exigence peut entraîner le rejet de l'offre comme étant irrégulière.

C'est le sort d'une offre rejetée dans un marché public de prestations de nettoyage car son cadre réponse en format PDF pour chacun des lots n'était ni signé ni tamponné, contrairement à ce qui était prévu par le règlement de la consultation.

Le juge des référés a confirmé l'irrégularité de l'offre.

Rappelons qu’une offre irrégulière est une offre qui ne respecte pas les exigences formulées dans les documents de la consultation (Article L. 2152-1 et L. 2152-2 du code de la commande publique (Tribunal Administratif de Marseille, 11 août 2023, n° 2306900).

Pondération des critères d'évaluation des offres : prix et valeur technique

Importance du mémoire technique via la pondération des critères

Dans le processus d'appels d'offres, le mémoire technique joue un rôle déterminant en permettant aux entreprises de présenter leur savoir-faire, leur expertise technique, et leur capacité à répondre aux exigences spécifiques de chaque consultation.

Son impact sur l'évaluation des offres est considérable, pouvant être noté à hauteur de 70%, ce qui souligne son poids dans la notation globale des soumissions.

Dans les marchés de prestations intellectuelles (études, formation, maîtrise d'œuvre, etc.), on observe souvent une pondération des critères d'attribution, mettant l'accent sur la valeur technique plutôt que sur le prix.

Par exemple une ventilation des critères d'évaluation pourrait être la suivante.

  • Prix : 30%
  • Valeur technique : décomposée comme suit :
    • Moyens humains affectés à la prestation (25%)
    • Moyens matériels affectés à la prestation (5%)
    • Méthodologie (20%)
    • Gestion de la qualité des prestations (15%)
    • Dispositions environnementales (5%)

Sachant que dans un marché de fournitures cela pourrait être l'inverse.

L'importance de cette pondération influe ainsi sur l'analyse des offres.

Critères d'évaluation des offres

Qualité technique de l'offre

Le mémoire technique dans un appel d'offres de marché public est un document fourni dans l'offre de l'entreprise soumissionnaire. Il permet à l'acheteur d'apprécier la qualité technique de l'offre. Ce document décrit les éléments techniques ou organisationnels des fournitures, services ou travaux objets du marché.

C'est pourquoi l'acheteur a intérêt de fournir une trame type de mémoire technique dans le dossier de consultation des entreprises. Se fondant notamment sur le CCTP la trame met en exergue les points demandés par l'acheteur à communiquer dans la réponse de l'entreprise.

Lors de l'analyse de la réponse l'acheteur doit vérifier les éléments produits. Lors de l'analyse comparative des offres, si certains éléments du mémoire technique s'avèrent inexacts, l'acheteur doit le prendre en compte pour la notation.  

Valeur technique et mémoire justificatif

C'est généralement via le critère de la valeur technique que le maitre d'ouvrage va noter l'offre technique. Il précisera souvent des sous-critères.

Le code de la commande publique intègre cette valeur dans un critère général de qualité pour choisir l'offre économiquement la plus avantageuse. Il s'agit ici non pas de retenir l'offre la moins-disante mais la plus performante au regard des critères d'évaluation des offres.

Le code de la commande publique précise ce qui nous intéresse ici sans le définir :

La qualité, y compris la valeur technique et les caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, l'accessibilité, l'apprentissage, la diversité, les conditions de production et de commercialisation, la garantie de la rémunération équitable des producteurs, le caractère innovant, les performances en matière de protection de l'environnement, de développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture, d'insertion professionnelle des publics en difficulté, la biodiversité, le bien-être animal.

Obligation d’objectivité dans l'analyse de la valeur technique par les acheteurs

Les acheteurs publics sont tenus par la réglementation d'effectuer une analyse technique objective des offres qui leur sont soumises, en se basant exclusivement sur les qualités intrinsèques des propositions.

Ils ne peuvent procéder à une évaluation orientée ou accorder une importance excessive aux références des candidats.

Comment réussir son mémoire technique pour remporter les marchés publics ?

Conseils pour la rédaction

Méthodologie de rédaction en trois étapes

Pour rédiger le document on peut distinguer trois étapes importantes :

Connaitre les attentes de l'acheteur

D'une part, le rédacteur devra extraire les attentes de l'acheteur en terme d'informations à transmettre.

L'exercice est d'autant plus complexe qu'il dépend de la qualité de la rédaction des pièces du dossier de consultation. Ici la qualité du règlement de la consultation prend toute son importance.

L'expression des attentes peuvent figurer :

Rédiger un plan détaillé du document en totale cohérence avec les attentes : le plus difficile

D'autre part l'entreprise devra rédiger un plan détaillé du document en totale cohérence avec les attentes précédentes.

Rédiger le contenu technique

Enfin, une fois le plan clairement défini l'entreprise peut alors procéder à la rédaction du contenu technique.

Cette étape ne devrait pas poser de problèmes sauf pour les débutants.

Respecter la trame imposée

Bien, entendu, que la trame soit fournie dans le DCE ou non, l'entreprise doit strictement respecter le cadre de réponse imposé y compris le formalise sur la forme comme par exemple lorsque le nombre de page maximal est imposé.

Personnalisation indispensable

La production d'une proposition technique dans le cadre des marchés publics est une étape importante, exigée par les acheteurs pour garantir une réponse adaptée et spécifique à chaque consultation. Cette personnalisation démontre la compréhension approfondie des besoins particuliers de l'acheteur.

Il s'agit bien plus que la simple présentation de compétences génériques.

Les opérateurs économiques doivent effectuer une analyse approfondie :

En mettant en avant leur expertise de manière ciblée, ils démontrent comment elle sera directement applicable et bénéfique pour la réalisation du projet.

Cette approche personnalisée renforce la crédibilité de l'opérateur économique, montrant son engagement à fournir une solution sur mesure. Elle va au-delà de l'utilisation de modèles standards, soulignant la nécessité d'éviter des réponses préfabriquées provenant d'Internet ou autre source. Les acheteurs apprécient cette démarche qui témoigne d'une collaboration proactive et d'une compréhension réelle des enjeux spécifiques de chaque marché public.

L’utilisation de modèles standards issus d’Internet ou de réponses récoltées à l'extérieur est à proscrire, sous peine de pénalisation.

Les pouvoirs adjudicateurs vont, de leur côté, analyser la valeur technique du document, mais ils sont également tenus à une obligation d'objectivité.

Points clés à mettre en avant

Moyens humains et matériels, fiches techniques, méthodologie, mesures qualité, sécurité et environnement, délais, planning...

Éviter les écueils

Pas de modèle standard : Modèle de mémoire technique type à éviter et personnalisation indispensable

La pratique qui consiste à utiliser un mémoire type ou exemples de mémoires est à proscrire pour des raisons évidentes

Il faut partir de la demande de l'acheteur public et non pas de ce que l'on s'imagine être bien pour lui.

Si l'entreprise soumissionnaire peut naturellement rédiger une mémoire technique type, ce document ne peut servir naturellement à répondre au dossier concerné qui dans tous les cas doit être personnalisé. Toute entreprise un peu habituée aux réponses aux appels d'offres sait que l'utilisation de modèles de documents types est pénalisante.

Ainsi la recherche des exemples de mémoire technique type n'a  aucun intérêt et ne peut être utilisé que pour donner des idées. Il est plutôt recommandé à l'entreprise de constituer une bibliothèque d'informations réutilisables. Cette démarche consiste à rassembler des éléments génériques, des bonnes pratiques, et des expériences passées. Ces ressources serviront de base, mais elles doivent être systématiquement adaptées à chaque consultation.

C'est la raison pour laquelle cette pièce doit obligatoirement être personnalisée.

Pas de copier-coller

Toute entreprise est tentée par les copier-coller, cependant vous devez éviter les copier-coller en masse.

Vous pouvez naturellement reprendre des éléments d'une réponse précédente cependant bil faudra toujours veiller à l'adapter au contexte du dossier. Il est rare que pour certaines parties un copier-coller intégral soit pertinent.

Cohérence globale

Il faut que le document ait une cohérence globale tenant compte des exigences du dossier de consultation (pas facile) en navigant dans différents documents du DCE et même en différents endroits d'un même document comme pour le règlement de la consultation.

Exigences et attentes des acheteurs

Méthodologie : une notion parfois différente selon les dossiers

La méthodologie utilisée par l'entreprise est souvent exigée et peut différer significativement d'un dossier à l'autre en raison des attentes spécifiques de l'acheteur.

Souvent, les dossiers de consultation ne définissent pas clairement ce qu'il faut entendre par "méthodologie" à expliciter par le candidat, créant ainsi des incertitudes importantes conduisant à la technique du copier-coller qui fait des ravages.

Les attentes des maitres d'ouvrage, c'est à dire des clients, peuvent faire l'objet de demandes de clarification avant des procéder à la rédaction du document.

Trame de mémoire technique et cadre de réponse

Trame de mémoire technique dans le règlement de la consultation

L'acheteur public diffuse souvent une trame de mémoire technique sous forme de plan que doivent respecter les entreprises. Une trame simplifie le travail de l'acheteur public mais également de l'entreprise respectivement pour faciliter l'analyse des offres et pour simplifier la rédaction du côté de l'entreprise.

Trame de mémoire technique imposée ou libre

Les dossiers de consultation des entreprises soit imposent le plan du mémoire technique à remettre soit laissent toute liberté aux entreprises pour la rédaction du document. Dans ce dernier cas, les soumissionnaires auront intérêt à s'inspirer des critères de choix des offres indiqués dans le règlement de la consultation.

Notons que le mémoire technique peut être ou non contractuel en fonction des dispositions posées par les documents de la consultation.

Exigences succinctes ou détaillées de l'acheteur

ATTENTION
Il ne faut PAS utiliser un mémoire technique-type pour rédiger votre offre technique.
Consultez cet article sur le sujet des offres génériques. 

Exigences succinctes

Exemple no 1 de trame imposée dans un marché de surveillance et gardiennage

Le mémoire justificatif des dispositions que le candidat se propose de mettre en oeuvre pour la réalisation des prestations demandées : ce mémoire précisera notamment :

  • Les moyens matériels et humains qui seront mis en oeuvre
  • Les mesures prises pour l'organisation et le bon déroulement des prestations
  • Les mesures prises pour l'hygiène et la sécurité.
Exemple no 2 de trame imposée dans un marché de services de gardiennage

Le mémoire technique détaillera les éléments suivants (au vu des prescriptions du CCTP) :

  • Qualité du personnel mis à disposition (composition, définition des rôles, curriculum vitae, qualifications) ;
  • Méthode de recrutement retenue pour les personnels affectés au marché ;
  • Gestion du marché :
    • équipe d'encadrement (savoir-faire et compétences d'encadrement affectés à l'exécution du marché),
    • formation spécifique aux prestations du marché,
    • contrôle du marché,
    • matériel utilisé pour la gestion du marché (uniformes, véhicules utilisés pour le marché) ;
  • Infrastructure du marché
    • pertinence des composantes techniques,
    • méthode d'établissement du planning,
    • capacité de réserve de main d'oeuvre; 
Exemple no 3 de trame imposée dans un marché de sécurité et gardiennage
  • Autorisation administrative délivrée et accordée par le préfet
  • Autorisation d'exercice pour le dirigeant ( extrait de casier judiciaire)
  • Attestation d'assurance
  • Composition de l'équipe : (formation, ancienneté, expérience, compétence)
  • Liste du personnel avec leur CV, leur inscription en préfecture de police, leur extrait de casier judiciaire, leur certificat de qualification professionnelle, copie du Permis B, copie des certificats de stage, attestations règlementaires d'aptitude physique Habilitation des profils proposés : habilitation confidentiel défense, attestation AFPS, habilitation électrique HOBO, formation aux manœuvres de secours sur ascenseurs, utilisation d'un ARICO (Appareil Respiratoire Isolant  Circuit Ouvert), DSA (Défibrillateur Semi-Automatique)
  • Plannings et rotation montrant l'organisation sur chaque site
  • Détail des équipements mis à disposition :
    • Moyens de communications radio et téléphone
    •  Moyens de transports des équipes à l'intérieur du site principal voire entre sites
  • Délais d'intervention prévisibles
  • Modalités d'organisation des prestations
  • Organisation opérationnelle
  • Suivi des prestations
  • Dispositif mis en place par le titulaire en cas de défaillance, absence.
  • Autres documents que le soumissionnaire jugera utiles pour le jugement de l'offre
Exemple no 4 de trame imposée dans un marché de maintenance de portes automatiques

Le mémoire technique (document à fournir par le candidat) précisant les éléments suivants:

  • Les dispositions que l'entrepreneur se propose d'adopter pour l'exécution des prestations, précisant
    •  la méthodologie détaillée
    •  les moyens techniques
    •  les moyens humains
  • Les principales mesures prévues pour assurer l'hygiène et la sécurité sur les chantiers (exemple de plan de prévention),
  • Les mesures mises en oeuvre par l'entreprise en matière environnementale /
    • réduction des nuisances sonores,
    • intégration des chantiers dans l'environnement,
    • gestion des déchets et le recyclage des matériaux., ..,

Exigences détaillées

Exemple no 5 de trame imposée dans un marché de conception de site Internet

Un mémoire technique, dans lequel le candidat fournira également les documents et informations suivantes : 

  • Pertinence technique de l'offre  :
    • Respect des critères d'accessibilité niveau AA du W3C en vue de l'obtention du label accessiweb argent
    • Aspect fonctionnel de la solution :
    • Fonctionnalités, ergonomie, présentation du front office
    • Fonctionnalités du back office (administration générale, interface de contribution, création et gestion de contenu, publication de contenu, création de site multilangage)
    • Un accès back-office. Cet outil en test présentera une arborescence simple de plusieurs niveaux, permettant de juger de la logique de configuration du CMS et son ergonomie, et les fonctionnalités de base pour l'intégration de pages et de contenus (minima texte et image) et leur organisation, permettant de juger la rapidité et l'intuitivité de la solution technique.
    • Aspect technique de la solution (intégration technique, performance et stabilité, sécurité, compatibilité annuaire, extensibilité) 
  • Méthodologie du candidat au moyen des éléments ci-après :
    • Organisation spécifique pour ce projet,
    • Moyens humains (qualifications des personnels) et matériels affectés spécifiquement au projet et pour chaque étape : études développement, essais,
    • Déroulement précis de chaque phase,
    • Détail de la documentation livrée a chaque étape du projet o Méthode / plan de formation du webmaster et des contributeurs
    • Maintenance corrective : actions, classification des anomalies, délais de traitement des actions selon leur nature. 
    Mise en oeuvre, organisation de la prestation et planification au moyen des éléments ci-après :
    • Un plan assurance qualité (PAQ) adapté au projet auquel sera assujetti l'ensemble des prestations,
    • Organisation du suivi des anomalies et évolutions de version lors des validations
    • Un planning global de l'opération faisant apparaitre clairement les différentes étapes du projet.
    • Hébergement 
      • Aspect hébergement de la solution : engagement de disponibilité, temps de réaction aux anomalies et performance.

    Exigences courantes des acheteurs

    Les entreprises retrouveront certaines demandes de manière récurrente et qui sont rédigées avec des expressions analogues.

    On trouve ainsi fréquemment des demandes concernant :

    Les moyens de l'entreprises qui seront affectés aux travaux ou à la prestation
    • Les moyens humains. Au titre des moyens humains sont souvent demandés l'organigramme de l'équipe affectée à la réalisation de la prestation, les CV, le nombre et la qualification des personnes prévues, ..
    • Les moyens matériels
    Les moyens mis en oeuvre par l'entreprise pour garantir la santé et la sécurité du chantier (marchés de travaux)
    La qualité des travaux ou des prestations
    Le respect des délais d'exécution
    Les considérations environnementales
    • La gestion des déchets (marchés de travaux)
    • La gestion des nuisances (marchés de travaux)

    .

    Voir : exemple de mémoire technique type dans le bâtiment (BTP)

    Voir : exemple de plan de mémoire technique dans le gardiennage et la surveillance.

    Le mémoire technique n'est pas un document communicable selon la CADA

    Une réponse ministérielle reproduite ci-dessous reprend la jurisprudence de la CADA :

    En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458).

    Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080).

    Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

    Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) et réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

    Marché de prestations de services intellectuels

    Question écrite n° 13896 de M. Jean Louis Masson (Moselle - NI) publiée dans le JO Sénat du 17/06/2010 - page 1515

    M. Jean Louis Masson demande à M. le ministre de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales si dans un marché de prestations de services intellectuels les mémoires de présentation des candidats et les notes méthodologiques constituent des documents administratifs qui peuvent être communiqués aux candidats évincés. Transmise au Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi

    Réponse du Ministère de l'économie, de l'industrie et de l'emploi publiée dans le JO Sénat du 23/09/2010 - page 2503

    La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 portant diverses mesures d'amélioration entre l'administration et le public pose le principe de la liberté d'accès aux documents administratifs. La plupart des documents élaborés ou détenus par les administrations au sens de l'article 1er de cette loi ont, de ce fait même, un caractère administratif. Il en est ainsi des documents de marchés publics.

    Toutefois, certains secrets font obstacle à leur communication. En effet, le droit d'accès doit s'exercer dans le strict respect du secret en matière industrielle et commerciale, lequel recouvre le secret des procédés, le secret des informations économiques et financières et le secret des stratégies commerciales (Commission d'accès aux documents administratifs CADA, 15 juin 2006, n° 20062458).

    Selon la jurisprudence constante de la CADA, les mémoires techniques des entreprises retenues ne sont pas communicables, car ils contiennent des informations couvertes par le secret en matière industrielle et commerciale, telles des mentions relatives aux moyens humains et techniques de l'entreprise considère, ainsi que son organisation et les procédures utilisées (CADA, 15 janvier 2009, n° 20090080).

    Les notes méthodologiques peuvent être assimilées au mémoire technique (CADA, 19 mars 2009, n° 20090938). En conséquence, les mémoires de présentation des candidats retenus et leurs notes méthodologiques ne peuvent pas être communiqués aux candidats évincés.

    Conclusion et synthèse des points clés

    La rédaction de l'offre technique est probablement la partie la plus difficile dans les réponses aux appels d'offres.

    Contrairement aux marchés privés il s'agit ici d'un exercice imposé qui obéit à des règles même s'il existe une part de subjectivité dans l'appréciation des sous-critères de la valeur technique.

    Nous avons vu que ce document est déterminant dans l'analyse des offres et leur notation finale. Les acheteurs publics ou privés ont des exigences précises, qu'il est impératif de respecter et de personnaliser.

    Pour rédiger un mémoire technique dans les règles, vous devez :

    • Eviter les erreurs des débutants comme l'utilisation de modèles (voir les mises en garde de certains acheteurs) ou l'explication du CCTP qui n'est pas le but de la demande
    • Savoir décrypter les exigences du dossier de consultation
    • Bien connaître les critères d'évaluation des offres
    • Savoir rédiger le plan détaillé et spécifique du document (c'est de loin le plus difficile)
    • Respecter scrupuleusement la trame imposée le cas échéant
    • Compléter les éléments techniques (Mettre en avant vos moyens humains et matériels dédiés, détailler votre méthodologie et votre organisation sur-mesure, illustrer votre capacité à respecter les délais et la qualité).

    En conclusion, maîtriser l'exercice subtil du mémoire technique nécessite expertise des procédures et rigueur dans le respect des exigences. C'est un investissement nécessaire qui, s'il est bien mené, vous démarquera de vos concurrents.

    Cette synthèse met en évidence les points essentiels pour vous aider à créer le meilleur mémoire technique possible dans vos réponses aux appels d'offres.

    Pour une formation mémoire technique pour vos réponses aux appels d'offres

    Pour une formation ou de l’assistance à la rédaction du mémoire technique, un accompagnement à la réponse marchés publics y compris la réponse électronique merci de contacter l’auteur du site.

    Informations ou devis (formation ou assistance)

    BTP, bâtiment et travaux publics, VRD, sécurité surveillance et gardiennage, nettoyage, ... sont particulièrement concernés

    De nombreux marchés de travaux dans la commande publique s'appuient sur le mémoire technique pour noter une offre comme : le BTP (Travaux publics, peinture, gros oeuvre, électricité, ...), la sécurité et gardiennage, le nettoyage des locaux, la formation professionnelle, les espaces verts, la maitrise d'oeuvre, l'informatique, ...

    MAJ 10/01/24