5 étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les PME

Demande des motifs du rejet de la candidature ou de l'offre

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Etape 5. Comprendre pourquoi votre candidature ou votre offre a été rejetée

Votre entreprise n'a pas obtenu le marché ? Ne classez pas immédiatement le dossier. Le rejet peut vous apporter des informations utiles pour comprendre votre résultat et améliorer vos prochaines réponses.

L'acheteur doit informer les candidats et soumissionnaires concernés du rejet de leur candidature ou de leur offre.

Les informations communiquées dépendent ensuite de la procédure utilisée et de la situation de votre candidature ou de votre offre.

L'important, c'est de lire précisément la notification reçue avant de demander des explications complémentaires.

Que faire dès que vous recevez un rejet ?

Commencez par enregistrer le message de l'acheteur avec les autres documents de votre consultation.

Repérez les informations déjà communiquées, notamment lorsqu'elles figurent dans la notification.

le motif du rejet de votre candidature ou de votre offre
le nom de l'attributaire
les motifs ayant conduit au choix de son offre
les caractéristiques ou avantages de l'offre retenue
la date à partir de laquelle le marché peut être signé

Toutes ces informations ne figurent pas nécessairement dans chaque notification. Leur communication dépend notamment de la procédure utilisée et du moment auquel le rejet vous est notifié.

Conseil pratique. Ouvrez votre mémoire technique, vos documents de prix et les critères de la consultation en même temps que la notification. Vous pourrez ainsi comparer directement les observations de l'acheteur avec votre réponse.

L'acheteur doit-il vous informer du rejet ?

Oui. L'acheteur notifie sans délai à chaque candidat ou soumissionnaire concerné sa décision de rejeter sa candidature ou son offre.

Vous pouvez consulter l'article R2181-1 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Cette règle s'applique également aux marchés passés selon une procédure adaptée. En revanche, le contenu des informations communiquées diffère selon la procédure.

Que pouvez-vous demander en procédure adaptée ?

Dans un marché passé selon une procédure adaptée, souvent appelée MAPA, vous pouvez demander par écrit les motifs du rejet de votre candidature ou de votre offre.

L'acheteur doit vous communiquer ces motifs dans un délai de quinze jours à compter de la réception de votre demande.

Lorsque votre offre n'a pas été rejetée comme inappropriée, irrégulière ou inacceptable, l'acheteur vous communique également les caractéristiques et avantages de l'offre retenue ainsi que le nom de l'attributaire.

Vous pouvez consulter l'article R2181-2 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Attention. Le délai de quinze jours commence lorsque l'acheteur reçoit votre demande. Il ne commence pas à la date de votre notification de rejet.

Quelles informations recevez-vous en procédure formalisée ?

Dans une procédure formalisée, la notification de rejet indique les motifs du rejet de votre candidature ou de votre offre.

Lorsque le rejet est notifié après l'attribution du marché, l'acheteur communique également le nom de l'attributaire, les motifs qui ont conduit au choix de son offre et la date à partir de laquelle le marché peut être signé.

Vous pouvez consulter l'article R2181-3 du Code de la commande publique sur Légifrance.

En pratique. Lisez d'abord cette notification dans son intégralité. Elle peut déjà répondre à une partie importante de vos questions.

Pouvez-vous demander des informations complémentaires ?

Oui, dans certaines situations.

En procédure formalisée, un soumissionnaire dont l'offre n'a pas été rejetée comme irrégulière, inacceptable ou inappropriée peut demander des informations complémentaires.

Lorsque le marché est attribué, l'acheteur communique dans les meilleurs délais et au plus tard quinze jours après réception de la demande les caractéristiques et les avantages de l'offre retenue.

Lorsque les négociations ou le dialogue sont encore en cours, le Code prévoit également la communication d'informations sur leur déroulement et leur avancement.

Vous pouvez consulter l'article R2181-4 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Que demander concrètement à l'acheteur ?

Votre demande doit vous permettre de comprendre les points sur lesquels votre réponse a été moins bien appréciée.

Selon la procédure et les informations déjà reçues, vous pouvez notamment demander les motifs précis du rejet et les informations complémentaires auxquelles votre entreprise peut prétendre.

Conseil pratique. Evitez une demande trop générale comme « pourquoi avons-nous perdu ? ». Identifiez plutôt les informations qui vous permettront d'améliorer votre prochaine offre.

Vous pouvez par exemple chercher à comprendre si l'écart concernait votre prix, votre méthodologie, vos moyens humains, votre organisation, vos délais ou un autre critère prévu dans la consultation.

Comment rédiger votre demande ?

Faites une demande écrite, courte et facilement identifiable par l'acheteur.

Indiquez l'objet du marché, le numéro de la consultation et le nom de votre entreprise. Précisez ensuite les informations que vous souhaitez obtenir à la suite du rejet.

En pratique. Utilisez de préférence le moyen de communication prévu par l'acheteur ou la plateforme utilisée pendant la consultation.

Conservez également une trace de votre demande et de sa date d'envoi.

Pouvez-vous obtenir l'offre complète de l'entreprise retenue ?

Non. Le droit à l'information ne signifie pas que l'acheteur peut transmettre librement l'ensemble du dossier de l'attributaire.

Certaines informations sont confidentielles, notamment lorsque leur divulgation porterait atteinte au secret des affaires ou pourrait nuire à une concurrence loyale entre les entreprises.

Le Code de la commande publique encadre cette confidentialité.

Vous pouvez consulter l'article L2132-1 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Attention. Ne partez donc pas du principe que vous obtiendrez les prix détaillés, les procédés internes, les moyens précis ou toutes les informations commerciales du titulaire.

Cherchez surtout les informations communicables qui permettent de comprendre les différences entre votre offre et l'offre retenue.

Le montant du marché est-il toujours communiqué avec le rejet ?

Non. La notification de rejet n'a pas pour objet de communiquer automatiquement toutes les informations financières concernant le marché attribué.

Selon le marché et la procédure, certaines informations peuvent ensuite être rendues publiques ou devenir communicables dans le cadre des règles applicables aux données de la commande publique et aux documents administratifs.

Pour progresser, le montant global du marché n'est d'ailleurs pas toujours l'information la plus utile.

Conseil pratique. Concentrez-vous d'abord sur votre classement et sur les critères qui expliquent la différence entre votre offre et celle qui a été retenue.

Existe-t-il un délai avant la signature du marché ?

Pour les marchés passés selon une procédure formalisée, l'acheteur doit en principe respecter un délai minimal avant de signer le marché.

Ce délai est de onze jours entre l'envoi de la notification prévue par le Code et la signature lorsque cette notification est transmise par voie électronique.

Il est porté à seize jours lorsque la notification n'est pas transmise par voie électronique.

Vous pouvez consulter l'article R2182-1 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Le Code prévoit également des situations dans lesquelles ce délai n'a pas à être respecté.

Vous pouvez consulter l'article R2182-2 du Code de la commande publique sur Légifrance.

Attention. N'appliquez pas automatiquement les délais de onze ou seize jours à toutes les consultations. Cette règle concerne les procédures formalisées dans les conditions prévues par le Code.

Une demande d'explications suspend-elle les délais de recours ?

Non, pas automatiquement.

Le délai de quinze jours accordé à l'acheteur pour répondre à certaines demandes d'informations ne signifie pas que les autres délais applicables à la procédure sont prolongés de la même durée.

Attention. Si vous pensez qu'une irrégularité sérieuse justifie de contester la procédure, vérifiez immédiatement les recours possibles et leurs délais.

N'attendez pas systématiquement la réponse de l'acheteur avant de vous renseigner, car certains recours sont enfermés dans des délais courts.

Dans cette situation, il est prudent de prendre rapidement un conseil juridique adapté au dossier concerné.

Comment utiliser les motifs de rejet pour progresser ?

La première utilité des informations obtenues est d'améliorer vos prochaines réponses.

Reprenez les critères de la consultation et comparez-les avec vos notes, les motifs du rejet et les autres informations communiquées.

Posez-vous quelques questions concrètes.

mon offre répondait-elle à toutes les questions de l'acheteur ?
mes explications étaient-elles suffisamment précises ?
avais-je fourni des preuves pour appuyer mes engagements ?
mon prix était-il cohérent avec la prestation proposée ?
un critère ou un sous-critère a-t-il particulièrement pénalisé mon classement ?
certaines parties de mon mémoire étaient-elles trop générales ?

Exemple. Votre prix était bien classé mais votre note technique était faible ? Baisser encore votre prix lors de la consultation suivante ne corrigera probablement pas la difficulté. Analysez d'abord les parties techniques qui ont obtenu les moins bonnes appréciations.

Conservez un historique de vos résultats

Pour progresser d'un marché à l'autre, conservez les résultats de vos réponses.

Vous pouvez enregistrer pour chaque consultation quelques informations simples, comme le résultat, les notes obtenues, les motifs communiqués et les améliorations à apporter.

Après plusieurs réponses, vous pourrez identifier des tendances.

Par exemple, votre entreprise peut constater que ses prix sont régulièrement compétitifs mais que la présentation de son organisation ou de ses moyens humains obtient des notes plus faibles.

Conseil pratique. Faites ce bilan rapidement après la réception des résultats. Les détails de votre réponse et les choix effectués pendant la rédaction seront encore faciles à retrouver.

Une offre rejetée était-elle forcément mauvaise ?

Non.

Plusieurs entreprises peuvent présenter des offres de bon niveau. L'acheteur les compare selon les critères annoncés dans la consultation.

Une différence limitée sur le prix, la méthodologie, les moyens proposés ou un sous-critère peut modifier le classement final.

Votre analyse doit donc identifier ce qui peut être amélioré tout en conservant les éléments qui ont obtenu de bons résultats.

Quand envisager un recours ?

Un rejet ne justifie pas automatiquement une contestation.

En revanche, si les informations reçues font apparaître une irrégularité susceptible d'avoir affecté la procédure ou votre situation, la question d'un recours peut se poser.

Attention. Les recours en matière de marchés publics obéissent à des règles et à des délais spécifiques.

Si vous envisagez réellement une action, vérifiez rapidement votre situation avec un professionnel compétent. Une demande d'informations adressée à l'acheteur ne doit pas être considérée comme une suspension automatique des délais de recours.

Que retenir après une réponse non retenue ?

Commencez par lire attentivement votre notification de rejet. Identifiez les informations déjà communiquées et celles qui vous manquent.

Lorsque les règles le permettent, demandez les motifs ou informations complémentaires utiles à la compréhension de votre résultat.

Comparez ensuite ces éléments avec les critères, votre mémoire technique et vos prix.

A retenir. Une offre non retenue peut vous aider à améliorer les suivantes. Cherchez à comprendre votre classement, identifiez les parties de votre réponse à renforcer et conservez les enseignements obtenus pour vos prochains marchés.

Vous avez maintenant parcouru les principales étapes d'une réponse à un marché public, depuis la recherche d'une consultation jusqu'à l'analyse du résultat.

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Demande des motifs du rejet de l'offre si l'entreprise n'est pas retenue