5 étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les PME
Etapes > Etape 1 > Etape 2 > Etape 3 > Etape 4 > Etape 5
Etape 4. Préparer la candidature, rédiger l'offre et transmettre le pli
Vous avez analysé le DCE et décidé de répondre au marché ? Vous pouvez maintenant préparer les documents demandés, rédiger votre offre et organiser son dépôt.
Pour une entreprise qui débute, cette étape peut sembler lourde. Une méthode claire permet pourtant d'éviter une grande partie des erreurs de documents, de prix ou de transmission.
Commencez par distinguer deux ensembles.
- la candidature, qui présente votre entreprise et ses capacités
- l'offre, qui répond au besoin de l'acheteur et comprend notamment votre proposition technique et votre prix
L'important, c'est de suivre les documents de la consultation. La liste des pièces varie selon les marchés. Ne construisez donc pas votre dossier à partir d'une liste standard utilisée pour toutes vos réponses.
Quelle différence entre la candidature et l'offre ?
La candidature permet à l'acheteur de vérifier votre situation et les capacités nécessaires pour participer au marché.
L'offre correspond à votre proposition pour exécuter les prestations. Elle comporte les éléments techniques, financiers et les autres documents demandés afin de permettre à l'acheteur de comparer les offres.
A retenir. Pour travailler plus facilement, créez deux dossiers distincts sur votre ordinateur, par exemple « Candidature » et « Offre ».
Vous éviterez ainsi de mélanger vos documents administratifs avec votre mémoire technique et vos fichiers de prix.
Que préparer pour la candidature ?
La candidature permet notamment à l'acheteur de vérifier que votre entreprise ne se trouve pas dans un cas d'exclusion et qu'elle possède les aptitudes et capacités demandées pour exécuter le marché.
Selon la consultation, il peut vous être demandé des renseignements concernant votre activité professionnelle, vos capacités économiques et financières, vos moyens techniques ou votre expérience.
Les règles générales concernant les éléments à produire avec la candidature peuvent être consultées sur Légifrance, article R2143-3 du Code de la commande publique.
Attention. N'envoyez pas automatiquement toute votre documentation administrative. Vérifiez les renseignements et justificatifs demandés dans la consultation.
A quoi servent les formulaires DC1 et DC2 ?
Les formulaires DC1 et DC2 sont des formulaires officiels qui peuvent être utilisés pour présenter votre candidature.
- Le DC1 correspond à la lettre de candidature. En cas de groupement, il permet également de formaliser l'habilitation du mandataire par les autres membres.
- Le DC2 permet de présenter les renseignements concernant le candidat individuel ou chacun des membres d'un groupement.
Les versions officielles à jour sont disponibles sur le site de la Direction des affaires juridiques du ministère de l'Economie.
Conseil pratique. Ne reprenez pas automatiquement un ancien DC1 ou DC2. Vérifiez que vous utilisez une version à jour et contrôlez toutes les informations avant chaque dépôt.
Pouvez-vous utiliser le DUME ?
Oui. Le DUME, ou Document unique de marché européen, permet également de présenter une candidature.
L'acheteur accepte une candidature présentée sous la forme du DUME dans les conditions prévues par le Code de la commande publique.
Vous pouvez consulter l'article R2143-4 du Code de la commande publique sur Légifrance.
En pratique. Lorsque plusieurs modes de candidature sont possibles, utilisez celui que vous maîtrisez tout en respectant les indications de la consultation.
Quand utiliser le formulaire DC4 ?
Le formulaire DC4 concerne la déclaration de sous-traitance. Il ne doit donc pas être ajouté automatiquement à toutes vos réponses.
Lorsque vous présentez un sous-traitant au moment du dépôt de votre offre, une déclaration comportant les informations réglementaires relatives à ce sous-traitant doit être transmise à l'acheteur.
Vous pouvez consulter les articles R2193-1 et R2193-2 du Code de la commande publique sur Légifrance.
Le formulaire officiel DC4 est disponible sur le site de la Direction des affaires juridiques.
Attention. Si vous prévoyez de sous-traiter une partie des prestations, ne traitez pas ce point au dernier moment. Vérifiez les informations et documents attendus pour le sous-traitant concerné.
Que devez-vous préparer pour l'offre ?
L'offre doit répondre précisément au besoin décrit dans le DCE. Son contenu varie donc d'un marché à l'autre.
Vous pouvez notamment avoir à remettre les documents suivants.
- un mémoire technique ou un cadre de réponse
- un BPU, une DPGF, un devis ou un autre document de prix
- un DQE lorsqu'il est prévu dans la consultation
- des fiches techniques ou documentations concernant les produits proposés
- un planning ou une méthodologie
- des informations relatives aux caractéristiques environnementales de votre offre
- des annexes particulières demandées par l'acheteur
Attention. Cette liste est indicative. Votre référence reste le règlement de la consultation et les autres documents du DCE.
Rédigez le mémoire technique en suivant la demande de l'acheteur
Le mémoire technique permet de présenter votre réponse technique lorsque ce document est demandé.
Selon les consultations, vous pouvez rencontrer d'autres appellations comme note méthodologique, mémoire justificatif, cadre technique ou questionnaire.
Le DCE peut également comporter un cadre de mémoire technique à compléter.
Dans tous les cas, commencez par les critères d'attribution, les éventuels sous-critères et les questions posées par l'acheteur.
Exemple. Si l'acheteur évalue votre organisation pour respecter les délais, expliquez qui intervient, comment les tâches sont planifiées, quels contrôles sont réalisés et comment vous gérez un imprévu.
Une longue présentation générale de votre entreprise apportera peu de valeur si elle ne répond pas à cette demande.
Conseil pratique. Reprenez autant que possible l'ordre des rubriques ou des questions de l'acheteur. Vous réduirez le risque d'oublier un élément.
Vérifiez attentivement vos documents de prix
Le prix est une partie sensible de votre offre. Une erreur peut affecter votre classement et, si votre entreprise obtient le marché, la rentabilité de son exécution.
Pour des prix unitaires, vous pouvez notamment avoir à compléter un BPU, ou bordereau des prix unitaires.
Un DQE, ou détail quantitatif estimatif, peut également être fourni dans la consultation.
Pour un prix forfaitaire, vous pouvez notamment rencontrer une DPGF, ou décomposition du prix global et forfaitaire.
Vérifiez bien les unités, les quantités, les montants, les éventuelles formules du tableur et la cohérence entre vos différents fichiers.
Pensez également à rapprocher votre chiffrage du CCTP, des plans et des autres documents techniques.
Attention. Dans un marché à prix forfaitaire, un élément oublié dans votre calcul peut peser directement sur votre marge pendant l'exécution.
Faut-il remettre un acte d'engagement avec l'offre ?
Pas automatiquement.
Le formulaire ATTRI1 est un modèle d'acte d'engagement permettant de formaliser la conclusion du marché.
Il relève des formulaires d'attribution et ne constitue pas une pièce à ajouter par réflexe à toutes vos offres.
L'acheteur peut également utiliser son propre document. Vérifiez donc ce que prévoit le DCE.
La Direction des affaires juridiques présente le formulaire ATTRI1 sur sa page officielle consacrée aux formulaires d'attribution.
Conseil pratique. Ne réutilisez pas automatiquement l'acte d'engagement d'une ancienne consultation. Utilisez uniquement les documents prévus pour le marché auquel vous répondez.
Devez-vous signer votre candidature et votre offre au moment du dépôt ?
Pas automatiquement.
La réglementation n'impose pas, pour toutes les procédures de passation, la signature de la candidature et de l'offre par l'entreprise au moment où elles sont déposées.
Si l'acheteur exige une signature à ce stade, cette exigence doit être vérifiée dans les documents de la consultation.
La Direction des affaires juridiques rappelle cette règle sur sa page consacrée à la dématérialisation de la commande publique.
Attention. Déposer électroniquement une offre et signer électroniquement un document sont deux opérations différentes.
Vérifiez donc le règlement de la consultation avant d'acheter un certificat ou de signer vos fichiers.
Faut-il remettre le CCAP ou le CCTP avec votre offre ?
Suivez les indications du DCE.
Le CCAP, le CCTP et les autres cahiers contractuels sont des documents établis par l'acheteur pour définir les conditions du marché.
Ne les ajoutez pas et ne les signez pas de votre propre initiative. Vérifiez si leur remise est demandée et sous quelle forme.
Conseil pratique. Pour chaque fichier du DCE, identifiez s'il s'agit d'un document à lire ou d'un document à compléter et à remettre.
Préparez une liste de contrôle avant le dépôt
Lorsque votre candidature et votre offre sont prêtes, effectuez une vérification complète du dossier.
Contrôlez notamment les points suivants.
- toutes les pièces demandées sont présentes
- les documents concernent bien la consultation en cours
- les renseignements administratifs sont à jour
- le mémoire répond à toutes les questions utiles de l'acheteur
- les documents de prix sont complets et cohérents
- aucune référence à un ancien acheteur ou à un autre marché ne subsiste
- les noms des fichiers sont clairs
- les formats demandés sont respectés
- les éventuelles signatures exigées ont été réalisées correctement
Attention. Les erreurs de copier-coller sont fréquentes lorsque l'entreprise réutilise des éléments d'une ancienne réponse. Vérifiez particulièrement le nom de l'acheteur, le numéro de consultation, les lieux et les prestations concernées.
Comment transmettre votre candidature et votre offre ?
Lorsque la consultation prévoit une remise électronique, utilisez le profil d'acheteur et respectez les modalités indiquées dans les documents de la consultation.
Avant votre premier dépôt, familiarisez-vous avec la plateforme. Certains profils d'acheteurs permettent de vérifier la configuration de votre poste ou de simuler un dépôt.
Conseil pratique. N'attendez pas d'avoir terminé votre dossier pour découvrir le fonctionnement de la plateforme.
N'attendez pas l'heure limite pour déposer votre pli
La date et l'heure limites doivent être respectées.
Les candidatures reçues hors délai sont éliminées. Les offres reçues hors délai le sont également.
Les règles correspondantes peuvent être consultées sur Légifrance pour les candidatures et sur Légifrance pour les offres.
Le transfert peut prendre du temps lorsque les fichiers sont volumineux ou que votre connexion est lente.
Attention. Si l'échéance est fixée à 12 h 00, votre transmission doit respecter cette heure. Ne prévoyez pas de commencer votre dépôt à 11 h 55.
Conservez la preuve du dépôt
Une fois la transmission terminée, vérifiez que la plateforme confirme correctement la réception de votre pli.
Conservez l'accusé ou la preuve de dépôt générée par le profil d'acheteur avec les autres documents de la consultation.
Conseil pratique. Ne fermez pas votre navigateur immédiatement après l'envoi des fichiers. Vérifiez que la transmission est terminée et que vous disposez d'une preuve de sa réception.
Que faire si vous trouvez une erreur après votre dépôt ?
Si la date limite n'est pas dépassée, vérifiez immédiatement les possibilités de transmission prévues par la consultation et le profil d'acheteur.
Le Code prévoit que lorsqu'un même soumissionnaire transmet successivement plusieurs offres, seule la dernière offre reçue par l'acheteur dans le délai fixé pour la remise des offres est ouverte.
Vous pouvez consulter l'article R2151-6 du Code de la commande publique sur Légifrance.
Attention. Si vous transmettez une nouvelle offre, ne partez pas du principe qu'un fichier correctif isolé complétera automatiquement votre premier pli. Vérifiez le fonctionnement de la plateforme et transmettez un dossier complet lorsque cela est nécessaire.
N'envoyez pas un document par courriel à l'acheteur en supposant qu'il remplacera une pièce déposée sur le profil d'acheteur.
Faites le dernier contrôle avant de déposer
Avant la transmission, prenez quelques minutes pour répondre aux questions suivantes.
- ai-je fourni toutes les pièces demandées ?
- ma candidature contient-elle les renseignements demandés ?
- mon offre répond-elle précisément au besoin ?
- mes prix sont-ils cohérents entre tous les documents ?
- ai-je utilisé les bons modèles et les bonnes versions ?
- ai-je respecté les formats et les consignes de dépôt ?
- une signature est-elle demandée à ce stade ?
- ai-je suffisamment de temps pour terminer la transmission ?
A retenir. Préparez séparément votre candidature et votre offre, puis contrôlez chaque document à partir du DCE. Vérifiez particulièrement votre mémoire technique, vos prix, les pièces demandées et les éventuelles signatures.
Déposez ensuite votre pli suffisamment tôt et conservez la preuve de sa réception.
L'étape suivante concerne la situation dans laquelle votre entreprise n'est pas retenue et la manière d'utiliser les informations obtenues pour améliorer vos prochaines réponses.
Passer à l'étape 5 et analyser le rejet de votre candidature ou de votre offre .
Informations ou devis pour une formation ou une assistance
Références et sources officielles utiles
- Code de la commande publique - Article R2143-3 relatif aux éléments de la candidature
- Code de la commande publique - Article R2143-4 relatif au DUME
- Direction des affaires juridiques - Formulaires DC1, DC2 et DC4
- Code de la commande publique - Déclaration de sous-traitance au moment de l'offre
- Direction des affaires juridiques - Formulaire ATTRI1
- Direction des affaires juridiques - Dématérialisation et signature électronique
- Code de la commande publique - Délais de réception des candidatures
- Code de la commande publique - Article R2151-5 relatif aux offres reçues hors délai
- Code de la commande publique - Article R2151-6 relatif aux offres transmises successivement