5 étapes pour répondre à un appel d'offres public pour les PME
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Étape 3. Télécharger et analyser le dossier de consultation des entreprises
L'avis de marché vous paraît intéressant et aucune difficulté évidente ne vous empêche de poursuivre ? Passez maintenant au DCE, ou dossier de consultation des entreprises.
Le DCE rassemble les documents nécessaires pour comprendre précisément le marché et préparer votre réponse. Vous allez notamment y vérifier les prestations demandées, les conditions d'exécution, les documents à remettre, les règles de la consultation et les critères utilisés pour examiner les offres.
L'important, c'est de ne pas commencer immédiatement votre mémoire technique ou votre chiffrage. Lisez d'abord suffisamment le dossier pour comprendre ce que l'acheteur attend.
Où télécharger le DCE ?
Les documents de la consultation sont gratuitement mis à disposition des entreprises. Dans de nombreuses consultations, vous les téléchargez sur le profil d'acheteur dont l'adresse figure dans l'avis de marché.
Les règles relatives à la mise à disposition des documents peuvent être consultées sur Légifrance, articles R2132-1 à R2132-6 du Code de la commande publique.
Conseil pratique. Téléchargez le DCE dès qu'une consultation vous paraît réellement intéressante. Vous pourrez ainsi repérer rapidement une contrainte qui n'apparaissait pas clairement dans l'avis.
Lorsque la plateforme vous propose de vous identifier avant le téléchargement, faites-le de préférence. Vous faciliterez ainsi la réception des messages liés à la consultation et de ses éventuelles modifications.
Quels documents pouvez-vous trouver dans un DCE ?
La composition du DCE varie selon les marchés. Vous ne retrouverez donc pas systématiquement les mêmes fichiers d'une consultation à l'autre.
Plusieurs catégories de documents reviennent néanmoins fréquemment.
Le règlement de la consultation
Le règlement de la consultation, souvent appelé RC, indique les règles à suivre pour préparer et transmettre votre réponse.
Il peut notamment préciser les documents à remettre, les modalités de dépôt, les critères d'attribution, les règles concernant les variantes, les visites éventuelles et les modalités permettant de poser des questions à l'acheteur.
A retenir. Commencez généralement votre analyse par le règlement de la consultation. Il vous donne une première feuille de route.
Les documents qui décrivent les prestations
Le DCE peut comprendre un Cahier des clauses techniques particulières, appelé CCTP. Ce document décrit les prestations et les exigences techniques du marché.
Vous pouvez également trouver un Cahier des clauses administratives particulières, ou CCAP, qui précise les conditions administratives propres au marché.
Certaines consultations regroupent ces dispositions dans un Cahier des clauses particulières, appelé CCP.
Des plans, annexes techniques, inventaires, calendriers ou autres documents peuvent compléter ces cahiers.
Attention. Ne vous limitez pas au règlement de la consultation. Une information importante pour votre organisation ou votre prix peut se trouver dans le CCTP, le CCAP, un plan ou une annexe.
Les documents utilisés pour établir le prix
La présentation du prix dépend du marché.
Lorsque des prix unitaires sont utilisés, vous pouvez notamment rencontrer un BPU, ou bordereau des prix unitaires, accompagné éventuellement d'un DQE, ou détail quantitatif estimatif.
Pour un prix forfaitaire, vous pouvez notamment trouver une DPGF, ou décomposition du prix global et forfaitaire.
Attention. Utilisez les documents de prix fournis par l'acheteur et respectez les consignes données pour les compléter. Une ligne oubliée, une mauvaise unité ou une modification non prévue du fichier peut fausser votre chiffrage.
Le cadre de réponse technique
L'acheteur peut fournir un cadre de mémoire technique, un questionnaire, une note méthodologique à compléter ou une trame de réponse technique.
Vérifiez alors attentivement les consignes. L'ordre des rubriques, les informations demandées, le nombre de pages ou les documents à joindre peuvent être précisés.
Conseil pratique. Lorsque l'acheteur fournit une trame, construisez votre réponse en suivant son ordre. Vous réduirez le risque d'oublier une question.
Les documents concernant la candidature
Les documents de la consultation indiquent également les informations et justificatifs attendus pour examiner votre candidature.
Vous pouvez notamment rencontrer les formulaires DC1 et DC2, ou utiliser le DUME, Document unique de marché européen, dans les conditions applicables.
Le DC1 est notamment utilisé pour la candidature et, en cas de groupement, pour l'habilitation du mandataire par ses cotraitants. Le DC2 permet de présenter des informations concernant le candidat individuel ou chaque membre du groupement.
Attention. Les formulaires DC1 et DC2 ne sont pas nécessairement fournis dans chaque DCE. Vérifiez toujours les documents et informations réellement demandés par l'acheteur.
=> Pour recevoir GRATUITEMENT de la documentation (Liens de téléchargement)
Le formulaire DC4 en cas de sous-traitance
Le formulaire DC4 concerne la déclaration de sous-traitance. Il est utilisé dans les situations où un sous-traitant doit être présenté et accepté dans les conditions prévues par la réglementation.
=> Pour recevoir GRATUITEMENT de la documentation (Liens de téléchargement)
L'acte d'engagement ou le document contractuel
Selon la consultation, vous pouvez également rencontrer un acte d'engagement ou un autre document destiné à formaliser le marché.
Le formulaire ATTRI1 est un modèle proposé par la Direction des affaires juridiques. L'acheteur peut également utiliser son propre document.
Vérifiez bien ce que vous devez compléter, remettre ou éventuellement signer au stade de votre réponse. Les exigences peuvent varier selon la consultation.
Dans quel ordre analyser le DCE ?
Un DCE peut comprendre de nombreux fichiers. Pour éviter de passer d'un document à l'autre sans méthode, organisez votre première lecture.
- lisez le règlement de la consultation
- repérez les critères utilisés pour examiner les offres
- lisez le CCTP ou les documents décrivant les prestations
- analysez le CCAP ou les conditions administratives
- examinez les documents de prix
- repérez les documents à compléter et les pièces à remettre
- notez les points qui nécessitent une vérification ou une question à l'acheteur
Conseil pratique. Créez dès cette première lecture une liste des documents à préparer. Vous pouvez prévoir trois colonnes comme « à préparer », « terminé » et « vérifié ». Cette méthode limite le risque d'oubli au moment du dépôt.
Repérez rapidement ce qui peut rendre le marché difficile
Votre analyse doit faire ressortir les exigences qui peuvent avoir un effet direct sur votre décision de répondre.
Il peut s'agir notamment d'une visite à effectuer, d'un délai d'exécution très court, d'une qualification particulière, de moyens techniques spécifiques ou d'une organisation difficilement compatible avec votre entreprise.
Attention. Une exigence inhabituelle ne signifie pas automatiquement que vous ne pouvez pas répondre. Lisez sa formulation exacte et vérifiez la manière dont l'acheteur demande de la satisfaire ou de la justifier.
Une exigence technique vous paraît trop précise ?
Certaines spécifications techniques peuvent être très détaillées. Vous pouvez alors vous demander si votre produit, votre procédé ou votre solution peut être proposé.
Évitez de conclure immédiatement que le marché est « attribué d'avance ». Une exigence précise peut répondre à un besoin technique réel de l'acheteur.
En revanche, si une prescription vous paraît incompréhensible ou excessivement restrictive, examinez attentivement l'ensemble du dossier et les possibilités prévues par la consultation.
Conseil pratique. Lorsque vous avez un doute, posez une question écrite à l'acheteur suffisamment tôt par le moyen indiqué dans le règlement de la consultation.
Répondrez-vous seul ou en groupement ?
Une PME peut répondre avec d'autres entreprises lorsqu'elle ne dispose pas seule de toutes les compétences ou de tous les moyens nécessaires.
Vous rencontrerez notamment le groupement conjoint et le groupement solidaire.
Dans un groupement conjoint, chaque membre s'engage à exécuter les prestations qui lui sont attribuées. Dans un groupement solidaire, chaque membre est engagé financièrement pour la totalité du marché.
Les définitions officielles peuvent être consultées dans l'article R2142-20 du Code de la commande publique.
Attention. Un groupement solidaire implique donc un engagement financier important. Comprenez précisément les responsabilités de chaque entreprise avant de vous engager.
L'acheteur ne peut pas imposer une forme juridique déterminée au groupement pour présenter une candidature ou une offre. Après l'attribution, il peut demander une forme déterminée lorsqu'elle est nécessaire à la bonne exécution du marché et qu'il justifie cette exigence dans les documents de la consultation.
Vous pouvez consulter l'article R2142-22 du Code de la commande publique sur Légifrance.
Dépôt électronique et signature électronique sont-ils la même chose ?
Non.
Le fait de transmettre votre candidature et votre offre électroniquement ne signifie pas automatiquement que vous devez les signer électroniquement au moment du dépôt.
La réglementation n'impose pas la signature de toutes les candidatures et de toutes les offres lors de leur remise. L'acheteur peut néanmoins prévoir une exigence de signature dans les documents de la consultation.
Attention. Vérifiez donc le règlement de la consultation avant d'acheter un certificat ou de signer vos fichiers.
Si une signature électronique est demandée, vérifiez suffisamment tôt le certificat utilisable, le logiciel nécessaire et la personne habilitée à engager votre entreprise.
Le marché est-il à prix unitaires ou à prix forfaitaires ?
Cette distinction est importante pour votre chiffrage.
Les prix unitaires sont appliqués aux quantités réellement livrées ou exécutées. Les prix forfaitaires s'appliquent à tout ou partie du marché quelles que soient les quantités livrées ou exécutées.
Vous pouvez consulter l'article R2112-6 du Code de la commande publique sur Légifrance.
Attention. Dans un marché à prix forfaitaire, examinez avec soin l'étendue des prestations comprises dans votre prix. Un oubli de chiffrage peut dégrader fortement votre marge pendant l'exécution du marché.
Concrètement, rapprochez votre DPGF ou votre chiffrage du CCTP, des plans et des autres documents techniques avant de valider votre prix.
Les variantes sont-elles autorisées ?
Une variante permet de proposer une solution différente dans le cadre prévu par la consultation.
Vérifiez toujours les documents avant d'en préparer une, car les règles diffèrent selon la procédure et, dans certaines procédures formalisées, selon la catégorie d'acheteur.
En procédure adaptée, les variantes sont autorisées sauf mention contraire dans les documents de la consultation.
Dans une procédure formalisée passée par un pouvoir adjudicateur, elles sont en principe interdites sauf si l'avis de marché ou l'invitation à confirmer l'intérêt les autorise. Pour une entité adjudicatrice, la règle est différente.
L'acheteur peut également exiger la présentation de variantes. Lorsqu'elles sont autorisées ou exigées, les documents de la consultation précisent les exigences minimales à respecter et les conditions particulières de leur présentation.
Les règles officielles sont disponibles sur Légifrance, articles R2151-8 à R2151-11 du Code de la commande publique.
Conseil pratique. Ne consacrez pas plusieurs heures à préparer une variante avant d'avoir vérifié qu'elle est autorisée ou demandée et quelles conditions elle doit respecter.
Que faire si le DCE comporte une ambiguïté ?
Ne construisez pas votre prix ou votre offre technique sur une hypothèse évitable.
Le règlement de la consultation indique généralement comment poser une question à l'acheteur et jusqu'à quelle date vous pouvez le faire utilement.
Par exemple, une quantité semble différente entre le CCTP et le bordereau de prix ? Un délai est difficile à comprendre ? Une prestation apparaît dans un document mais pas dans un autre ? Utilisez le dispositif de questions prévu par l'acheteur.
Attention. Posez vos questions suffisamment tôt. En procédure formalisée, le Code prévoit des règles particulières concernant le délai de transmission des renseignements complémentaires lorsque la demande a été faite en temps utile.
Vous pouvez consulter l'article R2132-6 du Code de la commande publique sur Légifrance.
Vérifiez si les documents ont changé
Une consultation peut évoluer entre votre premier téléchargement et la date limite. L'acheteur peut notamment apporter des précisions ou modifier certains documents dans les conditions applicables à la procédure.
Vérifiez donc régulièrement les messages reçus et les informations disponibles sur le profil d'acheteur.
Attention. Travailler à partir d'une ancienne version d'un document peut entraîner une erreur de prix, une réponse technique inadaptée ou l'utilisation d'un mauvais fichier.
Conservez vos documents de manière organisée et identifiez clairement les fichiers qui ont été remplacés.
Faites votre diagnostic avant de commencer la réponse
À la fin de l'analyse du DCE, vous devez pouvoir répondre à quelques questions essentielles.
- ai-je compris précisément les prestations demandées ?
- mon entreprise dispose-t-elle des moyens nécessaires pour les exécuter ?
- ai-je identifié les documents et informations à remettre ?
- ai-je compris comment établir mon prix ?
- ai-je repéré les critères utilisés pour évaluer mon offre ?
- une visite, une qualification ou une autre démarche doit-elle être anticipée ?
- ai-je une question à poser à l'acheteur ?
- le marché reste-t-il intéressant pour mon entreprise après cette analyse ?
Si les réponses sont satisfaisantes, vous pouvez passer à la préparation de votre candidature et de votre offre.
À retenir. Le DCE devient votre document de travail principal. Commencez par le règlement de la consultation, puis analysez les prestations, les conditions administratives, les prix et les pièces à remettre. Repérez rapidement les contraintes, les incohérences et les points qui nécessitent une question à l'acheteur.
L'étape suivante consiste à préparer le dossier de candidature et l'offre puis transmettre votre pli.
Références et sources officielles utiles
- Code de la commande publique - Mise à disposition des documents de la consultation
- Direction des affaires juridiques - Formulaires de la commande publique
- Direction des affaires juridiques - Dématérialisation et signature électronique
- Code de la commande publique - Article R2142-20 relatif aux groupements
- Code de la commande publique - Article R2142-22 relatif à la forme du groupement
- Code de la commande publique - Article R2112-6 relatif aux prix unitaires et forfaitaires
- Code de la commande publique - Articles R2151-8 à R2151-11 relatifs aux variantes
- Code de la commande publique - Article R2132-6 relatif aux renseignements complémentaires